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/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / hobby / booksm.zip / OYCWIN.LZH / OYC.DOC < prev    next >
Text File  |  1995-02-25  |  122KB  |  2,897 lines

  1.  
  2.  
  3.           --------------------------------------
  4.           ORGANIZE! Your Books: Multimedia Version
  5.           Software for cataloging collections
  6.           --------------------------------------
  7.           Try-Before-You-Buy version
  8.  
  9.  
  10.           PSG-HomeCraft
  11.           P.O. Box 974
  12.           Tualatin,  OR  97062
  13.  
  14.           (800) 207-7735  (orders only)
  15.           (503) 692-3732  (information and orders)
  16.           (503) 692-0382  (Fax & BBS)
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.             Member: STAR
  27.             Member: Oregon Software Association        
  28.             Member: IJARC
  29.             Member: ARSC 
  30.                
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43. This manual and accompanying software copyright 
  44. 1994, 1995 by H.C.P. Services, Inc. -- All Rights Reserved
  45.  
  46. TRY BEFORE YOU BUY SOFTWARE
  47.  
  48. This is try-before-you-buy software.  This means you can try this
  49. software to find out whether it provides what you need before you
  50. pay for it.  There are no limits in this software nor is it
  51. crippled in any way.  It is true "try before you buy" software.  
  52.  
  53. You may have obtained this software from a shareware disk vendor,
  54. a bulletin board or a friend.  I hope you also feel free to share
  55. copies of it with your friends and upload it to your favorite
  56. bulletin board(s).  If you find you like this software and you've
  57. been using it for more than 60 days, you must register as a user
  58. by purchasing a registered copy.  This software may not be used
  59. for more than 60 days without registering.
  60.  
  61.  
  62. Registration Information
  63.  
  64. This is a copyrighted software program protected by both U.S. and
  65. international copyright law.  If you are using this software for
  66. more than 60 days you must purchase a registered copy in order to
  67. continue to use it.  The registration for a single copy is $59.95
  68. (plus $6.00 S&H - $10.00 outside North America).  Please note
  69. that even though you may have purchased this disk from a retail
  70. store or via mail order, you have not purchased a registered
  71. copy. What you've paid for this disk was a fee that compensates
  72. the vendor for their costs, time and effort in making this disk
  73. available.
  74.  
  75. We accept company checks, personal checks, VISA, Master Card, and
  76. American Express.  All amounts shown are in U.S. dollars.  All
  77. checks in U.S. dollars must be drawn on a U.S. bank.  Users
  78. outside the U.S.:  You may purchase a copy of the OYC: Multimedia
  79. software from any of the distributors listed on the order form
  80. (ORDER.FRM file).  Or you may order direct from PSG-HomeCraft
  81. Software--we accept cheques in your local currency from
  82. users in Canada, Mexico, Australia, the United Kingdom, New
  83. Zealand, Sweden, Norway, France, Germany, Denmark, The
  84. Netherlands, Japan and Switzerland.  We will add other countries
  85. as our bank allows.
  86.  
  87. You can register as a user via Compuserve by sending an E-Mail
  88. with the appropriate information (or E-Mailing the ORDERFRM.TXT
  89. file) to ID 71450,254.
  90.  
  91. When you register you will receive:
  92.  
  93. []  The current version of this software.  We are constantly
  94. making improvements and adding features suggested by users.  We
  95. do not duplicate your disk until just before we ship the
  96. registered version of your software, thus you get the very latest
  97. version and newest features. [] Addition features not available in the shareware version. 
  98. Plus additional utilities we have developed for use with OYC.
  99.  
  100. [] Information about easy ways to get pictures in your computer,
  101. and thus into OYC, without using a scanner.
  102.  
  103. []  A copy of the illustrated, printed and bound manual.  (Being
  104. able to refer to a printed manual as you are using the software
  105. makes using the software easier.)
  106.  
  107. [] One year free, unlimited technical support via telephone,
  108. fax, mail or electronic mail.
  109.  
  110. [] A free subscription to our newsletter which includes user
  111. tips, help with using your computer, information about upgrades
  112. and new cataloging systems.
  113.  
  114. [] Additional cataloging formats including: music, books, video
  115. games, video tapes, home inventory, stamps, coins, comic books,
  116. sports cards, plants and garden, memorabilia, model railroad (2
  117. formats), art, fabrics & notions, tokens, guns, photographs, and
  118. more.
  119.  
  120. [] The ability to use your own custom designed screen as the OYC
  121. opening screen.
  122.  
  123. MULTIPLE COMPUTERS AND NETWORKS
  124.  
  125. If you wish to use this software on a network or simultaneously
  126. on more than one computer (eg. on a computer at home and
  127. another computer at work or in the office of a charity), you
  128. will need a site license.  Please contact PSG-HomeCraft, or any
  129. of our distributors, for additional information about site
  130. licenses.
  131.  
  132.  
  133. DISTRIBUTION OF THE SHAREWARE VERSION OF THIS SOFTWARE
  134.  
  135. (Please see the VENDOR.DOC file).
  136.  
  137. Please feel free to give away copies of the shareware version of
  138. this software to friends, relatives, acquaintances or even
  139. strangers, as long as no fee is charged.
  140.  
  141.  
  142. OUR GUARANTEE
  143.  
  144. If you have any problems with this program or the disk it is on,
  145. without regard to where you obtained it, you may send it to
  146. PSG-HomeCraft Software for a free update to the current version.
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152. Information in this manual is subject to change without notice
  153. and does not represent a commitment of any kind on the part of
  154. H.C.P. Services, Inc. or PSG-HomeCraft Software.  This manual and
  155. accompanying software is copyrighted.  It is a violation of
  156. federal law and the Berne Convention (international law) to copy
  157. this manual or software on any medium, for any reason other than
  158. those described in the accompanying user license.
  159.  
  160.  
  161.  
  162. This manual is Copyright 1994, 1995 by H.C.P. Services, Inc.
  163. All Rights Reserved
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168. IBM is a trademark of International Business Machines
  169. Microsoft, Windows, and MS-DOS are trademarks of Microsoft  
  170.      Corporation
  171. dBase III is a trademark of Ashton-Tate
  172. Organize! Your (name of collection) and Organize! Your
  173.      Collection are trademarks of H.C.P. Services, Inc.
  174.  
  175.  
  176.  
  177. Part number: 718-003X
  178.  
  179. H.C.P. Services, Inc.
  180. PSG-HomeCraft
  181. P.O. Box 974
  182. Tualatin, OR 97062
  183.  
  184. SPECIALTY  DATABASE    
  185. U S E R   L I C E N S E   A G R E E M E N T
  186. NOTICE! - This manual and the enclosed software is provided to
  187. you on the express condition that you agree to this software
  188. license.  By using this software you agree to the following
  189. provisions.  If you do not agree with these, please return these
  190. materials for a full refund.
  191.  
  192. <1> This manual, the enclosed software and the disks on which it
  193. is contained are licensed to you, for your own use only.  This is
  194. copyrighted software.  You are not obtaining title to the
  195. software or any copyright rights.  You may not sublicense, rent,
  196. lease, convey, modify, translate, convert to another programming
  197. language, decompile, or disassemble the software for any purpose.
  198.  
  199. <2> You may make as many copies of this software as you need for
  200. backup purposes.  Private individuals may use this software on up
  201. to two computers, provided there is no chance it will be used
  202. simultaneously on more than one computer.  This software may not
  203. be used simultaneously on more than one computer, nor installed
  204. on more than one hard disk, nor installed on a network used by a
  205. business, corporation, government agency or department, or
  206. institution of any kind.  If you need to install this software on
  207. more than one computer or on a network, please contact us for
  208. information about a site license.
  209.  
  210. WARRANTY - HCP SERVICES INC. DISCLAIMS ALL WARRANTIES RELATING TO
  211. THIS SOFTWARE, WHETHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING BUT NOT
  212. LIMITED TO ANY IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY AND FITNESS
  213. FOR A PARTICULAR PURPOSE, AND ALL SUCH WARRANTIES ARE EXPRESSLY
  214. AND SPECIFICALLY DISCLAIMED.  NEITHER HCP SERVICES, INC. NOR
  215. ANYONE ELSE WHO HAS BEEN INVOLVED IN THE CREATION, PRODUCTION, OR
  216. DELIVERY OF THIS SOFTWARE SHALL BE LIABLE FOR ANY INDIRECT,
  217. CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES ARISING OUT OF THE USE OR
  218. INABILITY TO USE SUCH SOFTWARE EVEN IF HCP SERVICES, INC. HAS
  219. BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OR CLAIMS.  IN NO
  220. EVENT SHALL HCP SERVICES, INC.'s LIABILITY FOR ANY DAMAGES EVER
  221. EXCEED THE PRICE PAID FOR THE LICENSE TO USE THE SOFTWARE,
  222. REGARDLESS OF THE FORM OF CLAIM.  THE PERSON USING THE SOFTWARE
  223. BEARS ALL RISK AS TO THE QUALITY AND PERFORMANCE OF THE SOFTWARE.
  224. Some states do not allow the exclusion of the limit of liability
  225. for consequential or incidental damages, so the above limitation
  226. may not apply to you.
  227.  
  228. This agreement shall be governed by the laws of the State of
  229. Oregon and shall inure to the benefit of HCP Services, Inc. and
  230. any successors, administrators, heirs and assigns.  Any action or
  231. proceeding brought by either party against the other arising out
  232. of or related to this agreement shall be brought only in a STATE
  233. or FEDERAL COURT of competent jurisdiction located in Multnomah
  234. County, Oregon.  The parties hereby consent to in personam
  235. jurisdiction of said courts."
  236.          
  237.  
  238. TABLE OF CONTENTS        
  239.  
  240.  
  241.      SECTION ONE - INTRODUCTION               1
  242.           Using This Manual                   2
  243.           Using Existing Data Files           2
  244.           Back-up Copies                      3
  245.           Getting Started - Short Cut         3
  246.           Multimedia                          4
  247.  
  248.      SECTION TWO - SOFTWARE REFERENCE         5
  249.           The Main Screen                     5
  250.           The File Menu                       6
  251.                Picking A Catalog To Use       6
  252.                Starting A New Catalog         8
  253.                Alphabetization               10
  254.                Totalling Values              11
  255.           The Edit Menu                      18
  256.  
  257.           The View Menu                      23
  258.                List Range Of Entries         25
  259.                Report Setup Button           25
  260.                Report Formats                28
  261.                Report Maintenance Options    29
  262.                Alphabetical Listings         34
  263.                Searches                      35
  264.                     Sequential               36
  265.                     Alphabetical             37
  266.                     Global                   39
  267.  
  268.                Quick View                    40
  269.                Utilities Menu                40
  270.  
  271.      SECTION THREE - STEP-BY-STEP            48
  272.           Using Different Catalogs           48
  273.           Printing A Report                  49
  274.                Alphabetical Listing          49
  275.                Searching                     50
  276.           Another Way To Search              51
  277.           Entering Similar Entries           52
  278.           Lock Top Line Feature              52
  279.  
  280.  
  281.      APPENDIX - PROBLEM SOLVING              54
  282.  
  283.  
  284.  
  285.  
  286. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 1
  287.  
  288.  
  289. SECTION ONE  
  290. INTRODUCTION
  291.  
  292. PSG-HomeCraft's ORGANIZE! Your Collection: Multimedia software is
  293. a quick and easy-to-use database/cataloging program designed
  294. specifically for organizing information about books and
  295. magazines.  You can catalog your books, and any other printed
  296. material, in as much detail as you wish--even to the extent of
  297. cataloging individual chapters in books.
  298.  
  299. One of the ways I use this software is to help me keep track of
  300. the various magazine articles I've read.  I used to often find
  301. myself in a situation in which I'd remember reading something,
  302. somewhere, in some magazine, but I couldn't find it.  Now when I
  303. read an article I find interesting or useful, I tear it out;
  304. number it; catalog it using the ORGANIZE! software; and then file
  305. it.  I've been doing this for the past five years, and in that
  306. time I've been able to quickly find every article I've needed.  
  307.  
  308. I also use the ORGANIZE! software in a similar manner for my
  309. books.  Most of my books are fiction and science fiction, and
  310. they cataloged in the normal manner, with one entry for each
  311. book.  However, when I catalog an anthology I catalog each story
  312. separately.  That way I can search for and find every book and
  313. story by a specific author or about a specific subject.  I also
  314. have quite a few history books and many of those are cataloged by
  315. chapter.  Each chapter is entered in my OYC catalog allowing me
  316. to search for a subject and imediately find the books, and
  317. chapters in those books, that cover that subject.
  318.  
  319. I have to admit that it's fun--really fun--to almost instantly
  320. find the book or magazine I'm looking for, instead of spending
  321. half a day trying to remember which book I want and then find it
  322. on my shelves.
  323.  
  324. SYSTEM REQUIREMENTS: this software requires an IBM compatible
  325. computer running Windows version 3.1 or later.  A hard disk is
  326. required.
  327.  
  328.  
  329.  
  330. USING THIS MANUAL
  331.  
  332. This manual is divided into three main sections plus appendixes. 
  333. You are reading section one now.  It contains the introductory
  334. information and it also includes a short, two page set of
  335. instructions for those of you who can't wait to give ORGANIZE! a
  336. try.  Section two provides more detailed instructions to help you
  337. start using the software as soon as possible. 
  338. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 2
  339.  
  340.  
  341. The third section is a "how-to" section providing step-by-step
  342. instructions for the most commonly used features in ORGANIZE!
  343.  
  344.  
  345. USING EXISTING DATA FILES
  346.  
  347. The Windows version of ORGANIZE! can not directly use files
  348. created by all previous versions of the DOS version of OYC.  If
  349. you have files created by the DOS version, or another of
  350. HomeCraft's programs such as "Book Minder", "For Record
  351. Collectors", or "Home Insurance",  you need to either get the
  352. registered version of this software, or download a conversion
  353. utility from the "ORGANIZE! Everything... BBS" by calling (503)
  354. 692-0382.
  355.  
  356. Please note: the registered version of "OYC In Windows" can
  357. directly read OYC DOS version 5 and 6 files, and it can convert
  358. files created by versions older than 5.0.
  359.  
  360. At HomeCraft a standard we maintain (for registered users), above
  361. all else, is that: we will never make a change in our software
  362. that results in your having to retype your catalog.  If we do
  363. need to change the data format, all registered users of the new
  364. version will be supplied with a free conversion utility.  We know
  365. that the information in your catalog is very important and took a
  366. lot of work to compile--we'll do everything we can to insure you
  367. never have to type it again.
  368.  
  369. If you have your collection cataloged using a database program
  370. that can create dBase III files, ORGANIZE! will directly import
  371. those files.  All you need to do is select the "Import dBase"
  372. option on the Catalog Maintenance window.  There are specific
  373. instructions on how to import dBase III files in the second
  374. section of this manual.
  375.  
  376. TECHNICAL SUPPORT: If you have problems using the ORGANIZE!
  377. software, please read the entire manual first.  Appendix A
  378. provides a trouble shooting guide that may be helpful in solving
  379. problems.  If you are unable to solve the problem by reading the
  380. manual, feel free to give us a call.  The number is 1-503-
  381. 692-3732.  Limited technical support for shareware users is
  382. generally available from 9am till 5pm Pacific time monday through
  383. friday.  When you call, please be near your computer and have it
  384. turned on.
  385.  
  386. You may also contact us via Compuserve at ID number 71450,254; or
  387. by fax at 1-503-692-0382.  
  388.  
  389. You can contact me directly, for technical support or with
  390. questions, by writing to:
  391. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 3
  392.  
  393. Steve Hudgik, President - PSG-HomeCraft
  394. P.O. Box 974
  395. Tualatin, OR 97062  U.S.A.
  396.  
  397.  
  398. MAKE BACK UP COPIES
  399.  
  400. The most important suggestion I can pass on is to ask that you
  401. make sure to make back-up copies of your data files (the ones
  402. that end with DAT).  If you have a hard disk I recommend using
  403. software such as FastBack or PC Tools.  Any time you have typed
  404. more entries than you'd want to type again, you  should backup up
  405. your catalog.
  406.  
  407. Anytime you are going to defragment your hard disk; install a new
  408. program; or modify and OYC catalog, first be sure you have a
  409. current backup copy of your OYC catalog(s).
  410.  
  411.  
  412.  
  413. GETTING STARTED - SHORT CUT
  414.  
  415. For those of you who want to get started right away, here is a
  416. very short summary of how to use the ORGANIZE! software.  In this
  417. "short-cut" summary I have assumed you have a basic knowledge of
  418. computers and Windows.  If you are unfamiliar with Windows or
  419. computers, you may want to skip this section as it could make
  420. things appear to be confusing.
  421.  
  422. After installing ORGANIZE! its icon will appear as a part of the
  423. "Main" program group in the Program Manager.  You can move the
  424. icon to another group by clicking on the "OYC" icon and dragging
  425. it into the program group where you'd like it to be permanently
  426. located.
  427.  
  428. When you start ORGANIZE! for the first time it will be set to use
  429. the "BOOKS" format.  We have also included a catalog format
  430. designed specifically for professional books.  If you want to
  431. switch to another catalog pull down the File Menu and click on
  432. "Catalog Maintenance".   When the "Catalog Maintenance window is
  433. displayed you will see a box on the lower left side that displays
  434. a list of all of the catalogs you've installed.  Double click on
  435. the one you want to use.  Then click on the "OK" button to return
  436. to the Main Screen.
  437.  
  438. You can use the catalogs we've included way we've designed them,
  439. however most people like to customize them to specifically fit
  440. what they want to do.  In most cases you will not need all of the
  441. fields, or you may want to add some other fields.  To change the
  442. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 4
  443.  
  444. catalog format go back to the "Catalog Maintenance" window and
  445. click on the "Change Format" button.  This will display a screen
  446. on which the field names and lengths can be changed.  Setting a
  447. field length to zero removes that field from the catalog format.
  448.  
  449. The "Catalog Setup" window is also used to mark the fields to be
  450. alphabetized or totalled.  Marking a field with the "key" symbol
  451. sets it to be alphabetized.  I recommend that you not alphabetize
  452. more than four or five fields at one time.  Each field that is
  453. marked to be alphabetized results in the creation of index files,
  454. which can use a significant amount of disk space.
  455.  
  456. Once the catalog is set up the way you want it to be, you can
  457. start entering information about your collection.  Just fill in
  458. the blanks and click on the "Save" button at the top of the
  459. screen.  Anytime you push "F5" then entry displayed on the screen
  460. will be saved.  Each time you save a new entry, a new blank
  461. screen will appear, ready for another entry to be typed.
  462.  
  463. For additional "quick start" information about using OYC For
  464. Windows read the help screens provided in the software.  
  465.  
  466.  
  467. Customizing OYC: Multimedia
  468.  
  469. When OYC starts it plays a short piece of music.  You can change
  470. this music, or eliminate it.  The music is stored in the
  471. OYCOPEN.WAV file.  If you erase this file, no music will be
  472. played when OYC starts.  If you record something else and store
  473. it as a "WAV" file named "OYCOPEN.WAV" this will replace the
  474. existing music with the new music you've recorded.  The new
  475. OYCOPEN.WAV file must be placed in the same directory as the
  476. OYC.EXE file.
  477.  
  478.  
  479. Multimedia Features:
  480.  
  481. OYC has been designed to make creating a multimedia catalog very
  482. easy.  You may attach both a picture and a sound file to any
  483. entry in your catalog.  The same picture and sound files may be
  484. attached to as many entries as you wish.
  485.  
  486. Sound files may be any Windows WAV file.  Picture files must be
  487. BMP images that are no larger than 640 X 480 - 256 colors.
  488.  
  489. To attach a sound or image to an entry go to the "Edit Menu" and
  490. select the "Picture/Sound" option.  Enter the names of the WAV
  491. and BMP files, including the filename extensions, in the
  492. appropriate boxes and click on "OK".  Please note that the BMP
  493. and WAV files MUST BE in the same directory as the OYC software.
  494. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 5
  495.  
  496.  
  497.  
  498.  
  499.  
  500.  
  501. SECTION TWO
  502. SOFTWARE REFERENCE
  503.  
  504. This section provides information about using each of the
  505. features in ORGANIZE! Your Collection For Windows.
  506.  
  507.  
  508. THE MAIN SCREEN
  509.  
  510. The Main Screen has five different areas:
  511.  
  512. 1) The line across the top of the screen identifies the software
  513. and the version number.  It also includes the three standard
  514. Windows symbols:  a minus sign in the upper left corner, and
  515. up/down arrows in the upper right corner.  These are used to
  516. control the size and position of the Main Screen.  For
  517. information describing how these controls work please see
  518. Appendix B, Using Windows.
  519.  
  520. 2) The second line from the top of the screen is a menu bar. 
  521. We'll discuss each menu and menu selection shortly.
  522.  
  523. 3) The third line from the top provides a series of push buttons. 
  524. These buttons provide direct access to the most commonly used OYC
  525. features.  Each push button will be discussed when the
  526. corresponding menu selection is discussed.
  527.  
  528. 4) The center area of the screen is used to display and enter
  529. information about your collection.
  530.  
  531. 5) At the bottom of the screen there are a series of status
  532. displays (see figure 2). These show, from left to right: the
  533. current entry number being displayed; the name of the current
  534. catalog in use; the entry status--whether the entry is deleted or
  535. has a memo attached to it; whether the catalog is sorted or
  536. unsorted; where the results of a search or listing will be
  537. displayed; and the current mode (ie. Make Entries, Edit, Search,
  538. etc.) the software is in.  I'll explain the information shown
  539. here in greater detail as we go along.
  540.  
  541. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 6
  542.  
  543.  
  544. THE FILE MENU
  545.  
  546. Put the mouse cursor on the word "File" (it's the left-most
  547. selection on the menu bar at the top of the screen) and click
  548. once.  This will display the File Menu.  You can also display the
  549. File Menu by holding down the ALT key and pushing the letter "F".
  550.  
  551. There are only two selections on the File Menu: Catalog
  552. Maintenance and Exit.  Select "Exit" when you are done using OYC
  553. and wish to exit from the software.
  554.  
  555. The Catalog Maintenance option provides a variety of features
  556. related to the catalogs such as: switching between various
  557. catalogs; designing a new catalog; renaming catalogs; and
  558. backing-up a catalog onto a floppy disk.  Go ahead and select the
  559. Catalog Maintenance option (use the mouse to click on it) on the
  560. Files Menu.  This will display the Catalog Maintenance window. 
  561. I'll discuss each of the features in this window.
  562.  
  563.  
  564. Picking A Catalog To Use
  565.  
  566. The Catalog Maintenance window is shown in figure 3 and the next
  567. page). The left side of the Catalog Maintenance window is used to
  568. select the catalog you want to use.  Catalogs can be stored on
  569. any drive and in any directory, although I suggest keeping all of
  570. your OYC files together by storing the catalog files in the same
  571. directory as the OYC program.
  572.  
  573. The top box on the left side of the window shows the drive, path,
  574. and directory where the current catalog in use is located.  To
  575. select a different disk drive use the mouse to click on the down
  576. arrow that is on the left side of the upper box. In figure 3 this
  577. box contains the words "c:[VOLUME 1]".  This will pull down a
  578. list of the available drives on your computer.  Click on the
  579. letter for the drive you want to use.
  580.  
  581. The path display, below the box you just used to select a drive,
  582. will change to show the current path and directory on the drive
  583. you just selected.  (If you are not familiar with these terms,
  584. see the Appendix B in the Installation & Formats manual for
  585. information about paths, directories, and filenames).  Use the
  586. mouse cursor and double-click on the directory you want to use. 
  587. If the directory is not shown, double-click on the root directory 
  588. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 7
  589.  
  590. (which just has a the drive letter, a colon, and a backslash) to
  591. see a listing of all directories.  If there are more directories
  592. than can be displayed in this box, a slider will appear on the
  593. right side of the box.  Use the mouse to move this slider up and
  594. down to see other parts of the list of directories.
  595.  
  596. The box in the lower-center of the left side of the Catalog
  597. Maintenance window lists the names of the available OYC catalogs
  598. in the selected directory, and it shows the number of entries in
  599. each catalog.  The catalog currently being used is shown at the
  600. bottom of this window.
  601.  
  602. The right side of the Catalog Maintenance window has a vertical
  603. line of push buttons.  Here's a brief description of what each
  604. does:
  605.  
  606. Change Format: used to modify the format of the current catalog.
  607.  
  608. New: used to start a completely new catalog format.
  609.  
  610. Rename: This button is used to change the name of the current
  611. catalog.
  612.  
  613. Delete: lets you delete a catalog so that it is no longer on the
  614. disk.
  615.  
  616. Backup: runs the OYC backup utility that will compress the
  617. catalog files onto a floppy disk.
  618.  
  619. Reserve Space: is used to set aside space for future entries in
  620. the catalog.
  621.  
  622. Import DBase: converts DBase III files to the data format used by
  623. OYC.
  624.  
  625. Select: is used to select the catalog you want to use.
  626.  
  627. OK: Click on the button to close and exit from the Catalog
  628. Maintenance window.
  629.  
  630. I'll cover each of these starting with the most frequently used.
  631. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 8
  632.  
  633.  
  634. Selecting A Catalog
  635.  
  636. To get OYC to switch to another existing catalog, go to the
  637. Catalog Maintenance window.  In the box displaying the list of
  638. catalogs, use the mouse cursor to double-click on the name of the
  639. catalog you want to use.  The blue scroll-bar will highlight that
  640. catalog's name and a light yellow border will appear around the
  641. outer edge of the scroll-bar. Next click on the "Select" push
  642. button and the highlighted catalog will become the current
  643. catalog.
  644.  
  645. You can now click on the "OK" button to leave the Catalog
  646. Maintenance window and return to the Main Screen.  The format for
  647. the newly selected catalog will then be displayed on the Main
  648. Screen.
  649.  
  650. It is possible that files created by other programs will be
  651. listed as OYC catalogs.  Should this happen, the number of
  652. entries for that catalog will be zero.  If you try to select a
  653. non-OYC file, you will get an error message that says, "The
  654. default catalog is invalid or missing. No catalog selected."
  655.  
  656.  
  657. Starting/Designing A New Catalog
  658.  
  659. To start a new catalog go to the Catalog Maintenance window and
  660. use the mouse to click on the "New" button.  A window titled "New
  661. Catalog" will open.  Enter the name you want to use for the new
  662. catalog.  Catalog names must be valid DOS filenames. They may
  663. have up to eight characters and they may not contain punctuation
  664. or blank spaces.  Then either press ENTER or click on the "OK"
  665. button.
  666.  
  667. The easiest way to start a new catalog is to copy the format from
  668. an existing catalog, if there is one that is similar to what you
  669. want in the new catalog.  The next prompt you see on the screen
  670. asks whether you like to use the format of the highlighted
  671. catalog, and copy it to the new catalog you are creating.  Notice
  672. the format of the highlighted catalog will be copied, not the
  673. currently selected catalog.  This allows you to highlight any
  674. catalog, picking the one that best serves as a good starting
  675. point for your new catalog, without having to set the software to
  676. use that catalog.
  677.  
  678. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 9
  679.  
  680. You'll now be at the Catalog Setup window.  The name of the
  681. catalog you are working on is shown in brackets at the top of the
  682. window. There are four components of a catalog format that can be
  683. changed: the names of the fields; the length of the fields; which
  684. fields are to be alphabetized; and which fields are to be
  685. totalled.
  686.  
  687. There are a total of 21 fields (lines) that can be used for
  688. entering information about the items in your collection.  First
  689. I'll describe how to set up a catalog format, then I'll talk
  690. about how the software should be used for cataloging a
  691. collection.  
  692.  
  693.  
  694. Field Names
  695.  
  696. The field names are shown in a column on the left side of this
  697. window.  Notice that there is a button that looks like a white
  698. "circle" next to each field (see figure 4). The button that
  699. contains a black dot indicates the line you are currently working
  700. on.  To move the black dot to another circle, so you can work on
  701. another line, put the mouse cursor on the line you want to work
  702. on and click the left mouse button.
  703.  
  704. To change a field name, or enter a field name where none exists,
  705. put the mouse cursor on the field name box where you want to
  706. enter the new name and push the left mouse button.  A thin
  707. vertical line will appear within that field name box.  You can
  708. then type in the new field name.
  709.  
  710. Note: the software is always in the insert mode when typing field
  711. names.  If there is already a name for the field, it will move to
  712. the right as you type in the new name.  Push the delete key to
  713. erase the existing field name.  Field names can be up to 14
  714. characters in length.  If you are unable to type in a field name
  715. that has 14 or less characters, then there is probably still some
  716. of the previous field name left.  Push the DEL key to erase the
  717. previous field name.
  718.  
  719. Note: You do not need to have a name for each field.
  720.  
  721.  
  722. Field Lengths 
  723.  
  724. Fields can be anywhere from one character up to 64 characters in
  725. length.  Fields whose lengths are set to zero will not appear as
  726.  
  727. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 10
  728.  
  729. a part of the catalog format.  Thus, setting a field to a zero
  730. length, "turns off" that field so it no longer exists.
  731.  
  732. Field lengths can be set in two ways.  The first way is to use
  733. the "Add" and "Subtract" buttons on the right side of this
  734. window. Clicking on the "Add" button adds one character to the
  735. length of the field.  Clicking on the "Subtract" button reduces
  736. the length of the field by one character.
  737.  
  738. The second way to set the field length is to click on the
  739. "Length" box and then type in the number for the length of the
  740. field.  
  741.  
  742. To give you a feel for the actual length of the field, a sample
  743. field is shown at the bottom of the window.  This sample
  744. graphically shows the length of the currently selected field.
  745.  
  746.  
  747. Alphabetizing With Indexes (Key Fields)
  748.  
  749. The OYC software uses indexes to put information into
  750. alphabetical order.  A computer uses an index in the same way an
  751. index is used in a book.  In a book the index is an alphabetical
  752. listing of the contents of a book.  If you want to find something
  753. in the book quickly, you look it up in the index so you can go
  754. directly to the correct page.  A computer index works the same
  755. way.
  756.  
  757. A computer index is an alphabetical listing of the information in
  758. a specific field.  If you want to quickly find something in your
  759. catalog, the computer can use the index to immediately go to the
  760. correct entry.  A computer index is also used to put a catalog
  761. into alphabetical order, just like a book index puts the contents
  762. of the book into alphabetical order.  Thus, if you want to put
  763. your catalog in order by catalog number, you will need to set the
  764. catalog number field to be indexed.
  765.  
  766. To select fields to be indexed first click on the field name, and
  767. then click on the small box next to the word "Key" on the right
  768. side of the window (you can also push ALT-K instead of using the
  769. mouse).  The word "key" refers to the "key" words in an index.  A
  770. key symbol will appear next to each field that has been set to be
  771. indexed.  To stop a field from being indexed just repeat this
  772. process and the "key" symbol will be removed.
  773.  
  774. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 11
  775.  
  776. I recommend that you not set more than four or five fields to be
  777. indexed.  Each index uses additional disk space and will tend to
  778. slow down the software.
  779.  
  780.  
  781. Totalling Values In Fields
  782.  
  783. Fields can be set so that any numerical values entered in those
  784. fields will be totalled.  This feature would be used, for
  785. example, to get the total value (or total cost) of your
  786. collection.  Any field that is marked to be totalled, will give a
  787. total value at the end of every search or listing.  Only those
  788. items included in the search or listing will be included in the
  789. total.  Thus, for example, if you search for all of the items in
  790. your collection that start with the letter "A", the total value
  791. of those items will be shown at the end of that report.
  792.  
  793. To set a field to be totalled click on the small box next to the
  794. word "Sum" on the right side of the window. An "X" will appear in
  795. the box when the field is set to be totalled and a sum symbol (it
  796. looks like an "M" turned on its side) will be displayed next to
  797. the field.
  798.  
  799.  
  800. Saving The Catalog Format
  801.  
  802. Once the catalog format has been set up the way you want it to
  803. be, click on the "OK" button (or push ALT-O) to save the new
  804. format and return to the Catalog Maintenance window.
  805.  
  806.  
  807. Renaming A Catalog
  808.  
  809. You can change the name of a catalog using the "Rename" button on
  810. the Catalog Maintenance window.  Click on the "Rename" button. 
  811. You'll then be prompted to enter the new name for the catalog. 
  812. The name must be a valid DOS filename.  This means you may enter
  813. up to eight characters, except that punctuation characters and
  814. spaces may not be used in catalog names.
  815.  
  816.  
  817. Deleting A Catalog
  818.  
  819. If you no longer need a catalog, you can delete it from the disk. 
  820. First click on the name of the catalog you wish to delete so that
  821. the blue highlight bar moves to that catalog name.  Then click on 
  822.  
  823. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 12
  824.  
  825. the "Delete" button.  You'll be asked to confirm that you really
  826. wish to delete the selected catalog.  Click on "Yes" to delete
  827. the catalog or "No" to return to the Catalog Maintenance window
  828. without deleting the catalog.
  829.  
  830.  
  831. Backing Up Your Catalog
  832.  
  833. Entering information into ORGANIZE! can take a lot of time and
  834. it's not something most people want to do twice.  That's why
  835. maintaining current backup copies of all your catalog files is
  836. very important.  The backup button on the Catalog Maintenance
  837. window provides a limited, but effective way to backup your
  838. catalog files.
  839.  
  840. NOTE: this backup feature is not intended to be a complete hard
  841. disk backup system.  I strongly recommend that you purchase
  842. software such as PC Tools, Fastback, or any of the many other
  843. backup utilities available.  We include this utility only because
  844. a large number of users create catalogs having several thousand
  845. entries and then lose them when their computers encounter a hard
  846. disk problem.  This utility is only intended to be used while
  847. your catalog is small and until you can purchase a normal backup
  848. utility program.
  849.  
  850. The backup utility will backup the catalog currently in use.  The
  851. name of this catalog is displayed at the top of the Main Screen. 
  852. Each catalog must be backed up separately on separate floppy
  853. disks.
  854.  
  855. To use the backup utility, click on the "Backup" button on the
  856. Catalog Maintenance window.  Read the first screen that appears
  857. and then push ENTER.  When the next screen appears, you can push
  858. "E" to exit, "B" to start a backup, or "R" to recover backup
  859. copies from a floppy disk.  On the next screen, push the letter
  860. that identifies the disk drive containing the backup floppy disk.
  861.  
  862. You should start your backup using a blank formatted disk and you
  863. must use a separate disk for each catalog.  The backup utility
  864. will first erase the floppy disk before it starts to make the new
  865. backup.  If you try to backup two catalogs onto the same floppy
  866. disk, the first will be erased.
  867.  
  868. I suggest keeping a set of three backup disks for each catalog. 
  869. Rotate through this set always using the oldest one for the 
  870.  
  871. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 13
  872.  
  873. current backup.  For example, use disk #1 to make today's backup. 
  874. Next week, when you make another backup copy, use disk #2.  The
  875. third time you make a backup use disk #3.  Then when you backup
  876. this catalog for the fourth time, use disk #1 again.  That way,
  877. if your current backup should turn out to be bad or if it copied
  878. files that were damaged just before the backup was made (it
  879. happens a lot), you can go back to an older copy and still
  880. recover most of your catalog.
  881.  
  882. NOTE: you do not need to erase or reformat backup floppies before
  883. using them a second, third, forth, etc. time for the same
  884. catalog.  The backup process will erase the previous backup files
  885. on the floppy disk.  You only need to start with a blank floppy
  886. when starting to back up a catalog that has never been backed up
  887. before.  Each floppy disk should be used to backup just one
  888. catalog -- even if there is free space on the floppy disk. 
  889. Multiple catalogs can not be backed up to a single floppy disk.
  890.  
  891. Each backup disk should be labeled to show the catalog that was
  892. backed up and the date the backup was made.
  893.  
  894. You can recover a backup copy by following essentially the same
  895. sequence of steps.  Just push "R" for recover instead of "B" for
  896. backup on the appropriate screen.
  897.  
  898. NOTE: When files are being recovered, the backup utility will not
  899. allow a file with an older date to overwrite a more recent file. 
  900. If you have lost a catalog and in looking for it have created
  901. another catalog using the same name, the more recent catalog will
  902. have to be erased before the backup utility will copy the old
  903. files to your disk.  There is a selection of the Utilities Menu
  904. that is used to delete catalogs.
  905.  
  906. The backup utility uses a utility file called LHA.  It is a
  907. separate program that ORGANIZE! runs by shelling to DOS.  This
  908. utility was written by Yoshi and is copyrighted 1991 by Yoshi. 
  909. The documentation for the LHA utility is included on the disk in
  910. a text file called LHA.DOC.  You may use this utility for other
  911. things, such as transferring files between computers and
  912. compressing files to save space on your hard disk.  I recommend
  913. you read the documenta-tion  (Neither HomeCraft nor Yoshi provide
  914. technical support for the LHA utility.)  Please note that LHA may
  915. not be used with any software that uses copy protection.
  916.  
  917.  
  918.  
  919. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 14
  920.  
  921.  
  922. Reserve Space
  923.  
  924. The Reserve Space feature provides a way for you to set aside
  925. space on your hard disk, and reserve that space for future
  926. entries in your OYC catalog.
  927.   
  928. When you click on the "Reserve Space" button a window will open
  929. and prompt you to enter the number of entries for which you want
  930. to reserve space (see figure 4).  Estimate the total number of
  931. entries you expect to have and enter that number.  However, if
  932. you expect to have a large number of entries (greater than 1000
  933. or so), you should not reserve space for more than 500 to 1000
  934. new entries at one time.  Reserving too much space can result in
  935. a lot of wasted disk space, if you later change your mind about
  936. how many entries you'll be putting in the catalog.
  937.  
  938. Reserving space does not set a limit on the number of entries you
  939. can have.  For example, if you reserve space for 100 entries, you
  940. can still make as many entries as you wish.  The software will
  941. fill the 100 reserved spaces and then continue on without any
  942. problems.  If you do not wish to reserve any space, you do not
  943. need to, as the software does not require that space be reserved.
  944.  
  945. The purpose of reserving space is two-fold.  First, if you expect
  946. to have a lot of entries in your catalog, and you are using other
  947. software on the same disk, the reserve space feature is used to
  948. set aside disk space for use by ORGANIZE!.  This will insure the
  949. disk space you want to use for your ORGANIZE! catalog is not used
  950. up by files created by other software.   This feature is
  951. primarily valuable when saving a catalog on a floppy disk.
  952.  
  953. The reserve space feature is also used to help prevent the
  954. catalog file from becoming fragmented.  Fragmented files are a
  955. normal result of using a computer.  When a computer stores
  956. information on a disk, it puts that information into the next
  957. available sector on the disk.  The next available sector may not
  958. be physically located anywhere near the previous sectors the
  959. computer was using.  As you add to a catalog file, it tends to be
  960. broken into small pieces that are scattered in various sectors
  961. all over the disk.
  962.  
  963. The problem with fragmented files is that they slow down your
  964. computer because it takes more time for your disk drive to put 
  965.  
  966.  
  967. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 15
  968.  
  969. the pieces of a file together if it is scattered all over a disk. 
  970. With serious file fragmentation the computer can actually lose
  971. track of pieces of a file.  As a result the computer can become
  972. "confused" and lock-up; you might begin getting strange results
  973. for searches or be unable to access some entries.  (This will
  974. happen with all types of programs.  I've had fragmented files
  975. create problems with WordPerfect, Lotus 123 and Microsoft Works
  976. files).
  977.  
  978. Reserving space helps prevent files from becoming fragmented.  If
  979. you start by reserving space and then defragment your hard disk,
  980. the ORGANIZE! catalog file will stay together in one piece
  981. regardless of any other activity that affects the disk.  Notice
  982. that I said you will need to defragment your hard disk.  How do
  983. you de-fragment a disk?  You will need a utility that has been
  984. designed to do that.  Take a look in Appendix A for a further
  985. discussion of fragmented files and descriptions of several
  986. utilities I recommend.
  987.  
  988.  
  989. Import A dBase File
  990.  
  991. You can import the information contained in most dBase III files. 
  992. To do this, click on the "Import dBase" button on the Catalog
  993. Maintenance window.  This will open a window that is used to
  994. select the dBase file you want to import.  The dBase file may be
  995. on any drive and in any directory.  If the file you want is on
  996. another disk drive, use the drop-down list box labeled "Drives"
  997. to select the correct drive.  If the dBase file is in a different
  998. directory, use the "Directory" box to select another directory.
  999.  
  1000. The next window contains a prompt asking you to enter a name for
  1001. the new catalog that will be created.  You must enter a valid
  1002. eight-character DOS filename, and the name may not already be in
  1003. use.  The next window displays the name of the selected dBase
  1004. file and shows how many records (entries) it contains. Click on
  1005. the "OK" button to copy the information in the dBase file to the
  1006. new OYC catalog.
  1007.  
  1008. NOTE: this utility will only copy non-relational dBase files. 
  1009. Relational dBase files can not be imported into ORGANIZE!.
  1010.  
  1011.  
  1012. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 16
  1013.  
  1014.  
  1015. The "Select" Button
  1016.  
  1017. The "Select" button on the Catalog Maintenance screen is used to
  1018. select a catalog.  When you click on the "Select" button the
  1019. catalog that is currently highlighted by the blue scroll-bar will
  1020. become the currently selected catalog.  For example, to switch
  1021. from the BOOKS catalog to the PROBOOKS catalog, use the mouse to
  1022. click on "PROBOOKS" in the listing of available catalogs.  This
  1023. will move the blue scroll-bar to highlight "PROBOOKS".  Then
  1024. click on "Select" (or push ALT-S) to select the PROBBOKS catalog
  1025. and make it the current catalog.  When you leave the Catalog
  1026. Maintenance window the PROBOOKS catalog format will be displayed
  1027. on the screen.
  1028.  
  1029.  
  1030. The "OK" Button
  1031.  
  1032. When you have finished using the Catalog Maintenance window, and
  1033. everything is as you want it to be, click on the "OK" button. 
  1034. This will close the Catalog Maintenance window and return you to
  1035. the Main Screen.
  1036.  
  1037.  
  1038. Typing A New Entry
  1039.  
  1040. Information is entered into a catalog by typing it into the
  1041. appropriate fields on the Main Screen and then pushing F5 or
  1042. clicking on the "Save" button at the top of the screen.
  1043.  
  1044. When entering information in a catalog there are several things
  1045. to keep in mind.
  1046.  
  1047.  
  1048. Be Consistent
  1049.  
  1050. Be consistent in how you enter the information.  Always use
  1051. consistent capitalization.  If the words entered in a field are
  1052. capitalized, then always capitalize what you enter in that field. 
  1053. If you use abbreviations, always use the same abbreviations. 
  1054. Don't change how a word or term is abbreviated from one entry to
  1055. the next.  When you start to type in your first few entries, set
  1056. some consistent standards and then always follow those standards. 
  1057. This will make finding things in your catalog much easier.
  1058.  
  1059.  
  1060. Numbers
  1061.  
  1062. When entering numbers, if you want the software to put them in
  1063. the correct numerical order, always use the same number of digits
  1064.  
  1065. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 17
  1066.  
  1067. to the left of the decimal point.  If the largest number you
  1068. expect to enter is 1000, then all numbers should be entered using
  1069. four digits.  Number one would be entered as "0001" and one
  1070. hundred and one as "0101".
  1071.  
  1072. Numbers do not need to have decimal points and, if they do, it
  1073. does not matter how many digits each number has to the right of
  1074. the decimal point.
  1075.  
  1076. Numbers and letters can be mixed together and the software can
  1077. put them in the correct alpha-numerical order, as long as the
  1078. numbers are always entered using the same number of digits.  Thus
  1079. if you have a catalog number that has a number in the middle,
  1080. such as "ART-777-X", if there is another item in which the number
  1081. in the middle is number one, it should be entered as "ART-001-X".
  1082.  
  1083.  
  1084. Dates
  1085.  
  1086. As with numbers, dates also need to be entered using the same
  1087. number of digits.  For example, if you enter years as 19xx, then
  1088. always include the "19".  Don't enter one date as "1966" and for
  1089. another entry type it in as "66".
  1090.  
  1091. In addition, always use two digits for the month and day. 
  1092. January 1st should be entered as 01/01/95.
  1093.  
  1094. Computers put things into alpha-numerical order starting from the
  1095. left and working through the characters from left to right.  As a
  1096. result, if you want the computer to put your catalog in order by
  1097. date so that it is in order by year, then by month for each year,
  1098. and then by day for each month, you need to enter the date with
  1099. the year first, then the month, ten the day.  For example, August
  1100. 10, 1995 would be entered as 95/08/10.
  1101.  
  1102. If you entered dates as 08/10/95 (month, day, year) then the
  1103. computer will group the dates together first by month, then by
  1104. the day of the month. 
  1105.  
  1106. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 18
  1107.  
  1108.  
  1109. THE EDIT MENU
  1110.  
  1111. The features on the Edit Menu are used to browse through the
  1112. catalog and make changes and corrections.  (See figure 6.)  These
  1113. features are:
  1114.  
  1115. Save Entry:  Saves the information for the entry currently
  1116. displayed on the screen.
  1117.  
  1118. Erase Screen: Clears the screen and returns you to the Main
  1119. Screen.
  1120.  
  1121. Delete Entry: Deletes an entry from the catalog.
  1122.  
  1123. Undelete Entry: Restores a deleted entry.
  1124.  
  1125. Copy Any Previous: This feature will copy the information from
  1126. any existing entry to the current entry displayed on the screen.
  1127.  
  1128. Copy Last: copies the information from the entry immediately
  1129. preceding the entry currently on the screen.
  1130.  
  1131. Remove Memo: memos can be attached to any entry.  This feature is
  1132. used to get rid of a memo that you wish to delete.
  1133.  
  1134. Memo:  Allows you to add a memo to an entry or to edit an
  1135. existing memo.
  1136.  
  1137. Notice that some of the options on this menu have an "F" key
  1138. designation next to them.  For those items an "F" key can be used
  1139. instead of going through the menu.  For example, the "Save Entry"
  1140.  
  1141. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 19
  1142.  
  1143. option has "F5" to the right of it.  This means that you can push
  1144. F5 to save an entry without going through the Edit Menu.
  1145. Let's take a look at each of the features on the Edit Menu.
  1146.  
  1147.  
  1148. Save Entry
  1149.  
  1150. This is the first option on the Edit Menu and it does exactly
  1151. what it says.  Clicking on this menu option, or pushing ALT-S,
  1152. will save the current entry that is displayed on the screen.
  1153.  
  1154. You can also save the entry that is on the screen by clicking on
  1155. the "Save" button on the top of the screen.
  1156.  
  1157.  
  1158. Erase Screen
  1159.  
  1160. This is one of the most frequently used features in OYC. 
  1161. Clicking on "Erase Screen" (or pushing F7) will clear the screen
  1162. and reset the software back to the Main Screen.
  1163.  
  1164. You can also erase the screen by clicking on the "Clear" button
  1165. at the top of the screen.
  1166.  
  1167.  
  1168. Delete Entry
  1169.  
  1170. If you want to remove an entry from your catalog there are two
  1171. ways you can do this.  The first is to put the entry to be
  1172. removed on the screen and then type new information (a new entry)
  1173. so that it replaces the old entry you want to get rid of.
  1174.  
  1175. The second way is to get the entry you want to get rid of on the
  1176. screen and then click on the "Delete Entry" option on the Edit
  1177. Menu.  This will mark that entry as being deleted and it will no
  1178. longer be included in searches or listings.  For example, when
  1179. you conduct a search, even if the information in the deleted
  1180. entry matches what you are looking to find, that entry will not
  1181. be listed as a matching entry.
  1182.  
  1183. You can also delete an entry by pushing F4, or by clicking on the
  1184. "Delete" button at the top of the screen, when the entry to be
  1185. deleted is displayed on the screen.
  1186.  
  1187. Although an entry has been deleted it can still be displayed on
  1188. the screen.  For example, the "Find Deleted" option on the View
  1189.  
  1190. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 20
  1191.  
  1192. Menu will find and display deleted entries.  When a deleted entry
  1193. is on the screen the word "Deleted" will appear in the display at
  1194. the bottom of the screen in the third box from the left.
  1195.  
  1196. However, a deleted entry still exists and is still part of your
  1197. catalog.  A second step is required to permanently remove it from
  1198. the catalog.  A two step process is used to give you a chance to
  1199. think about what you are doing before you permanently erase
  1200. entries from your catalog.  Your catalog will contain some very
  1201. valuable, and sometimes irreplaceable information.  It's not
  1202. uncommon, when using a computer, to delete an item.  But then, a
  1203. fraction of a second after you press the key that performs the
  1204. deletion, you realize that you've deleted the wrong item.  Should
  1205. that happen in OYC you can recover the deleted item and bring it
  1206. back into your catalog.
  1207.  
  1208. Once you've deleted one or more entries from a catalog, and you
  1209. are sure you want to permanently get rid of them, go to the
  1210. Utilities Menu and click on "Eliminate Deleted".
  1211.  
  1212.  
  1213. Undelete Entry
  1214.  
  1215. This feature brings back an entry that has been deleted.  If
  1216. you've just deleted an entry by mistake, click on this Edit Menu
  1217. option to bring it back.  You can also use some of the features
  1218. on the View Menu to find deleted entries that you may want to
  1219. bring back using the Undelete Entry feature.
  1220.  
  1221. For example, the "Find Deleted" option on the View Menu will find
  1222. and list all of the deleted entries in the catalog.  I'll discuss
  1223. other ways of displaying entries, including deleted entries, when
  1224. I talk about the View Menu.
  1225.  
  1226.  
  1227. Copy Any Previous
  1228.  
  1229. For many types of collections there are many items that are very
  1230. similar, with just minor variations in the information that is
  1231. cataloged.  The "Copy Any Previous" feature allows you to refer
  1232. back to any previous entry you've made and copy all of the
  1233. information from that entry to the entry currently displayed on
  1234. the screen.  If you are making a new entry, the information will
  1235. be copied to the blank screen.  If you have an existing entry
  1236. display, the information will be copied to that entry so that it
  1237. replaces what was there.
  1238.  
  1239. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 21
  1240.  
  1241. However, the new information will not be permanently saved until
  1242. you push F5 (or you select "Save Entry" on the Edit Menu, or you
  1243. click on the "Save" button at the top of the screen).  If you've
  1244. used the "Copy Any Previous" feature by mistake, and you do not
  1245. wish to loose the information in an existing entry, just push
  1246. "F7" to clear the screen.  If you are in the edit, search, or
  1247. listing modes you can also push F1 or F2 to switch to another
  1248. entry without saving the information that was copied from that
  1249. entry.
  1250.  
  1251. To use the "Copy Any Previous" feature click on this option on
  1252. the Edit Menu.  The screen shown in figure 7 will be displayed.
  1253. type in the number of the entry you want to copy and click on
  1254. "OK".
  1255.  
  1256.  
  1257. Copy Last
  1258.  
  1259. The "Copy Last" feature is one of the most frequently used.  This
  1260. feature copies all of the information from the entry that comes
  1261. just before the entry that is currently displayed on the screen.  
  1262.   
  1263. You can also use the Copy Last feature without going through the
  1264. Edit Menu by either pushing F3 or by clicking on the "Copy Last"
  1265. button at the top of the screen.
  1266.  
  1267. Here's how this feature is most often used:
  1268.  
  1269. Let's say you are entering information about several issues of a
  1270. magazine.  In this case each article in each magazine should be
  1271. cataloged as a separate entry. This allows you to enter unique
  1272. information about each article such as the arthor, subject,
  1273. title. etc.  You would do this by entering all of the information
  1274. about the magazine, such as the magazine title, publisher, issue
  1275. number, date, etc. and all of the information about the first
  1276. article in the magazine.  Then push F5 to save this first entry. 
  1277. To catalog the article start by pushing "F3" to copy the
  1278. information you just typed.  This way you only need to type in
  1279. information that has changed, such as the title of the article,
  1280. subject and author.  The information about the magazine itself
  1281. has all been copied from the first entry and need not be retyped.
  1282.  
  1283.  
  1284. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 22
  1285.  
  1286.  
  1287. Memo and Remove Memo
  1288.  
  1289. The bottom two selections on the Edit Menu allow you to add a
  1290. memo to any entry or to remove a memo from an entry.
  1291.  
  1292. A memo can be attached to any entry in your catalog.  Memos
  1293. contain information that is typed in paragraph form.  They are
  1294. usually used for notes and comments about the entry.  For
  1295. example, when cataloging a stamp collection a memo can be used
  1296. for historical information about a stamp.
  1297.  
  1298. The information entered in a memo can not be searched.  For that
  1299. reason many people prefer not to use memos.  Instead they will
  1300. set up three or four long lines as a part of the catalog format.
  1301. These long lines are then used for notes and comments.  Whether
  1302. or not you use memos will depend on whether you what to include
  1303. paragraphs of text about individual items, and whether you want
  1304. to be able to use the searches to find information in the memos.
  1305.  
  1306. To add a memo to an entry go to the Edit Menu and click on
  1307. "Memo".  This will display the "Edit Memo" window.  You can type
  1308. paragraphs of information in the "Edit Memo" window in the same
  1309. way as you would using word processing software.  The HOME,
  1310. INSERT, DEL, etc. keys all work as they normally do in any word
  1311. processing program.  When you have completed typing the memo,
  1312. click on the "OK" button to save the memo.
  1313.  
  1314. If you wish to exit the "Edit Memo" window without saving the
  1315. memo, click on the "Cancel" button.  If you are editing an
  1316. existing memo, clicking on "Cancel" will return you to the Main
  1317. Screen without saving any of the changes you may have typed on
  1318. the "Edit Memo" window.  The memo will remain as it originally
  1319. was.
  1320.  
  1321. When an entry has a memo attached to it the word "See" (for See
  1322. Memo) will be displayed in the third box from the left at the
  1323. bottom of the screen.
  1324.  
  1325. If an entry has a memo attached to it that is no longer needed,
  1326. the "Remove Memo" feature on the Edit Menu is used to erase that
  1327. memo.  Start by getting the entry that has the memo to be erased
  1328. on the screen, then go to the Edit Memo and click on "Remove
  1329. Memo".  The memo will immediately be erased.  (Be sure this is
  1330. the memo you want to erase before doing this).
  1331.  
  1332. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 23
  1333.  
  1334.  
  1335.  
  1336. THE VIEW MENU
  1337.  
  1338. The View Menu is used to display or print the information in your
  1339. catalog.  This is the menu used to start all searches and
  1340. listings.
  1341.  
  1342. First I should talk about the difference between a search and
  1343. listing.  To search means to find something.  A listing means
  1344. that all of the entries that meet a certain criteria will be
  1345. listed.  For example, if you want to find all of the books
  1346. written by the "Issac Asimov" you would search for "Asimov,
  1347. Issac" as the author.  If you want to find all of the books by
  1348. authors whose names start with the letter "A", you would search
  1349. for "A". However, if you want an alphabetical listing, by author
  1350. of your complete catalog then you are not having the computer
  1351. search for anything specific, you are just doing a listing.
  1352.  
  1353.  
  1354. Now let's talk about the features available on the View Menu (see
  1355. figure 9).  These features are:
  1356.  
  1357. Select Number: let's you display the information for a specific
  1358. entry number.
  1359.  
  1360. Previous: displays the entry that comes before the one currently
  1361. displayed on the screen.
  1362.  
  1363. Next: displays the entry that comes after the one currently
  1364. displayed on the screen.
  1365.  
  1366. List Range: This feature displays all of the entries that fall
  1367. within a range of entry numbers you specify.
  1368.  
  1369. List Alphabetically: gives you a complete alphabetical listing of
  1370. the entries in your catalog.
  1371.  
  1372. Search: is used to find specific information in your catalog.
  1373.  
  1374. Global Search: is used to find specific information in your
  1375. catalog without regard to which field it is entered in.
  1376.  
  1377. Find Deleted: finds and lists all of the deleted entries. 
  1378.  
  1379. Totals: calculates and displays the total value of your
  1380. collection.
  1381. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 24
  1382.  
  1383.  
  1384. Now let's discuss each of these in detail.
  1385.  
  1386.  
  1387. Select Number (Viewing A Specific Entry Number)
  1388.  
  1389. Each entry in your catalog gets a unique entry number assigned to
  1390. it by the software.  These numbers are not intended to be catalog
  1391. numbers or part of the numbering system you use for your
  1392. collection.  They are only used by the computer to kept track of
  1393. what information is stored where and the sequence in which you
  1394. entered the information.  They also tell you how many total
  1395. entries you have in your catalog.
  1396.  
  1397. However, the entry numbers can also be used by you to browse
  1398. through your catalog.  The "Select Number" option allows you to
  1399. pick a specific entry number that you'd like to see displayed on
  1400. the screen.
  1401.  
  1402. To see the information stored in a specific entry click on the
  1403. "Select Number" option on the View Menu. You'll then be prompted
  1404. to enter the number for the entry you want to display.  Type the
  1405. number for the entry you want to see and push ENTER.  The
  1406. designated entry will be displayed on the screen and the software
  1407. will switch into the edit mode.  This means that you can edit the
  1408. entry that is on the screen to make any required changes or
  1409. additions.  Just type the changes you want to make and push F5 to
  1410. save the modify entry.
  1411.  
  1412.  
  1413.  
  1414. Previous/Next - Browsing The Catalog
  1415.  
  1416. You can also use the selected entry as the starting point for
  1417. browsing through your catalog.  There are two options on the Edit
  1418. Menu; one called "Previous" and another called "Next".  Clicking
  1419. on the "Next" option will display the next entry in your catalog.
  1420. Clicking on the "Previous" option will display the entry that
  1421. comes immediately before the one currently on the screen.  This
  1422. is called browsing through the catalog.
  1423.  
  1424. You can also see the next or previous entries without going
  1425. through the View Menu.  There are "Next" and "Previous" buttons
  1426. at the top of the screen. Clicking on these will display either
  1427. the next or previous entry.  You can also push F1 to see the
  1428. previous entry and F2 to see the next entry.
  1429.  
  1430. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 25
  1431.  
  1432.  
  1433. List Range - Listing By Entry Number
  1434.  
  1435. Entries within a specified range of entry numbers can be
  1436. displayed on the screen or printed.  This feature is useful, for
  1437. example, if you'd like to proofread the entries you've just
  1438. typed.  If you've just type 100 entries, you can use the "List
  1439. Entries" option to print those entries so you can proofread them
  1440. and make any needed corrections.  (I find that when I read
  1441. something printed on paper I see things differently and I will
  1442. catch errors I did not see on the screen).
  1443.  
  1444. To list a group of entries by entry number click on the "List
  1445. Range" option on the View Menu. This will open a window that
  1446. contains prompts for the "Start #" and the "End #" (see figure
  1447. 10).  Type in the entry number you want to start the listing with
  1448. and then the entry number of the last entry you want listed. 
  1449. When you press ENTER, or click on the "OK" button, the software
  1450. will then list all of the entries within the range you've
  1451. specified.  
  1452.  
  1453. Before trying to print a report we need to talk about something
  1454. else--setting up a report.  The "List Range" window includes a
  1455. button titled "Report Setup".  Let's talk about the features
  1456. provided by this button.
  1457.  
  1458.  
  1459.  
  1460. REPORT SETUP BUTTON
  1461.  
  1462. There are a lot of features provided by the Report Setup button
  1463. (see figure 11).  They are:
  1464.  
  1465. Report Destination: determines where the results of a search or
  1466. listing will be displayed.
  1467.  
  1468. Report format: sets some of the characteristics that effect what
  1469. a printed report will look like.
  1470.  
  1471. Paper options: let's you set the software so that it works with
  1472. the type of paper you have in your printer.
  1473.  
  1474. Page length: sets the number of lines that will be printed on
  1475. each page.
  1476.  
  1477. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 26
  1478.  
  1479. QV Maximun number of lines: sets the maximum number of entries
  1480. that will be displayed in the Quick View mode.
  1481.  
  1482. QV Maximum Column Width: sets the amount of space used to display
  1483. a field on the Quick View screen.
  1484.  
  1485. To select the setting you want to use put the mouse cursor on the
  1486. circle next to the option you want to select and click the left
  1487. mouse button.
  1488.  
  1489.  
  1490. Report Destination
  1491.  
  1492. You can have the results of a search or listing displayed,
  1493. printed, or saved to a file on your disk.  The "Report
  1494. Destination" box on the Report Setup window is used to set where
  1495. the information will go.  This box includes the following
  1496. options:
  1497.  
  1498. Monitor: shows entries one at a time on the Main Screen.
  1499.  
  1500. Print: prints the entries using the currently set printed report
  1501. format.  I'll talk about printed report formats as soon as I
  1502. finish this section.
  1503.  
  1504. Quick View: displays the entries on the screen so that you can
  1505. see 20 entries at one time.
  1506.  
  1507. ASCII File: uses the currently set report format to save the
  1508. entries in a text file.  You will be given the opportunity to
  1509. enter a name of the file to be used.  The software will
  1510. automatically assign a filename extension of "TXT".
  1511.  
  1512. dBase File: saves the entries in a file using the dBase III file
  1513. format.  You will be given the opportunity to enter a name for
  1514. the dBase file. A filename extension of "DBF" will automatically
  1515. be added.
  1516.  
  1517.  
  1518. Paper Options 
  1519.  
  1520. The box in the upper right corner of the Report setup window
  1521. provides three options for the type of paper.
  1522.  
  1523. Continuous: This is the option that is normally used. Select this
  1524. option if you have a printer that continuously feeds paper into
  1525. the printer.  This includes laser printers.  Although laser
  1526. printers use individual sheets of paper, they automatically feed
  1527. the paper into the printer.
  1528.  
  1529. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 27
  1530.  
  1531. Single Sheet: Select this option if your printer only accepts one
  1532. sheet of paper at a time and you need to feed each sheet into the
  1533. printer manually.
  1534.  
  1535. Some people have found this feature useful for printing on both
  1536. sides of the paper.  The software prints the first side of the
  1537. page, and then waits for another page to be fed into the printer. 
  1538. You then take the first page and feed it into the printer so that
  1539. the back side of the page is printed.
  1540.  
  1541. Labels: This option works like the continuous setting, except
  1542. that the software will not skip the page breaks.  This allows you
  1543. to print continuous feed labels in a dot-matrix printer.  Laser
  1544. printer labels should be printed using the "continuous" setting,
  1545. as laser labels work just like sheets of paper.
  1546.  
  1547. To change this setting put the mouse cursor on the circle next to
  1548. the setting you wish to use and click the left mouse button.
  1549.  
  1550.  
  1551.  
  1552. Report Options
  1553.  
  1554. The box in the lower left corner of the Report Setup window
  1555. provides several options that affect what your printed reports
  1556. look like. These are all features that are toggled on or off by
  1557. putting the mouse cursor on the button (that looks like a small
  1558. box) next to the feature you wish to turn on or off, then
  1559. clicking once.  When an "X" is in the button next to a feature,
  1560. that feature is on.
  1561.  
  1562. In previous versions of this software some people have decided
  1563. that they wanted to try all of the features, and they have turned
  1564. all of the features shown in this box on at the same time,
  1565. without regard to how their report format was designed.  Do not
  1566. just turn everything on without understanding what it does. 
  1567. While turning everything on will not hurt anything, nor will it
  1568. cause any damage to your catalog, you can get some strange
  1569. looking printed reports.
  1570.  
  1571. Dashed Line: When this feature is on the software will print a
  1572. dashed line between each entry that is printed.  The dashed line
  1573. serves to separate the entries and helps to make them easier to
  1574. read.
  1575.  
  1576. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 28
  1577.  
  1578. Column Headings: Use this feature when you are printing a report
  1579. in which the information is printed in columns.  When the column
  1580. headings are turned on, the names of the fields being printed
  1581. will be listed at the top of each page.  I do not recommend using
  1582. this feature for reports that are not printed in columns.
  1583.  
  1584. If you are getting printed reports that have the names of the
  1585. fields in the top half of the page, and the information for a
  1586. single entry on the bottom half of the page (thus only getting
  1587. one entry printed per page), go to the Report Setup window and
  1588. turn the Column Headings off.
  1589.  
  1590. Lock Top Line: This is a special feature in OYC that is used to
  1591. create headings on listings.  It is generally only used with two
  1592. line report formats.
  1593.  
  1594. Then "No Space" option that is a part of the "Lock Top Line"
  1595. feature provides a way to add a blank line before each heading.
  1596.  
  1597. I'll discuss the "Lock Top Line" feature when I talk about
  1598. setting up a report format in the next section.
  1599.  
  1600. Sometimes, when you click on the "Report Setup" button a message
  1601. that says, "No report format selected.  Printer and file output
  1602. disabled." will be displayed.  This means that there has not yet
  1603. been a report format selected.  So let's talk about selecting and
  1604. setting up a report format.
  1605.  
  1606.  
  1607. REPORT FORMATS
  1608.  
  1609. Before you can print a report you need to set up a report format
  1610. to that specifies which fields to print how how they will be
  1611. arranged on the page.  The software comes with several report
  1612. formats.  If you print a report without changing any of the
  1613. settings, the software will automatically use a report format
  1614. that prints all 21 lines.  If you've set the catalog format to
  1615. have less than 21 lines, you'll probably see quite a bit of blank
  1616. space on each page.
  1617.  
  1618. One important point that many people get mixed about is that the
  1619. catalog format and the printed report format are two different
  1620. formats.  Most other software prints reports by taking the
  1621. information that you see on the screen and printing it in the
  1622. same arrangement on paper.  This software is different!  OYC
  1623. gives up the flexibility to arrange the information on the paper
  1624. any way you want, without regard to how it appears on the screen.
  1625.  
  1626. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 29
  1627.  
  1628. You can include just those lines you want to have printed, you
  1629. need not print all of the information you've entered about each
  1630. item.
  1631.  
  1632. As far as what information is included and how it is arranged,
  1633. the catalog and reports formats are two different formats that
  1634. are not related.
  1635.  
  1636. You can have as many different report formats as you want, with
  1637. each one having the information arranged differently.
  1638.  
  1639. The "Report Maintenance" option on the Reports Menu (see figure
  1640. 12) is used to create and modify report formats.  When you click
  1641. on "Report Maintenance" you will see a window that looks very
  1642. similar to the "Catalog Maintenance" window.
  1643.  
  1644.  
  1645. Report Maintenance
  1646.  
  1647. The "Report Maintenance" window includes the following features:
  1648.  
  1649. Report Format box: is used to select the report format you want
  1650. to use.
  1651.  
  1652. Edit: used to modify an existing report format
  1653.  
  1654. New: click on this button to create a new report format.
  1655.  
  1656. Copy: creates a new report format that is the same as the current
  1657. report format, but with a different name.  This feature is used
  1658. to setup new report formats that are similar to an existing
  1659. format.
  1660.  
  1661. Rename: renames the current report format.
  1662.  
  1663. Delete: deletes the report format and erases it from the hard
  1664. disk.
  1665.  
  1666. Select: click on this button to select the highlight report
  1667. format.  You can also select a report format by double clicking
  1668. on its name.
  1669.  
  1670. OK: closes this window and returns you to the Main Screen.
  1671.  
  1672. Now let's look at each of these in detail.  The "Report
  1673. Maintenance" window.
  1674.  
  1675. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 30
  1676.  
  1677.  
  1678. Report Formats - Selecting A Report Format
  1679.  
  1680. The "Report Formats" box is used to select the report format you
  1681. want to use or edit.  To select a report format put the mouse
  1682. cursor on the name of the report format you want and then double
  1683. click.  This will select that format. 
  1684.  
  1685. To delete, rename, copy, or edit a report format you do not need
  1686. to select the format.  Click on the name of the format once and
  1687. the highlight bar will move to that format.  However, the
  1688. selected format, shown at the bottom of the window, will not
  1689. change.  You can then work on the highlighted format without, for
  1690. example, losing track of the format you want to use for your next
  1691. printed report.
  1692.  
  1693.  
  1694. Edit / New - Creating And Modifying Report Formats
  1695.  
  1696. The "Edit" and "New" features work exactly the same way and use
  1697. the same screens, with the exception that the "New" feature first
  1698. prompts you to enter a name for the new report format.
  1699.  
  1700. When you click on the "Edit" button the "Edit Report Format"
  1701. screen will open and the format of the currently highlighted
  1702. report format will be displayed.  If you have forgotten how a
  1703. report format is set up, this is a good way to quickly see that
  1704. format.
  1705.  
  1706. When you click on the "New" button you will be prompted to enter
  1707. the name you want to use for the new report format.  Type in the
  1708. name, using up to eight letters or numbers, and then either push
  1709. ENTER or click on "OK".  This will open and display the "Edit
  1710. Report Format" screen.
  1711.  
  1712. The name of the report format you are working on will always be
  1713. displayed in parenthesis at the top of the screen.
  1714.  
  1715. Looking at the controls on the "Edit Report Format" screen:
  1716.  
  1717. On the left is a box labeled "# Lines".  Your catalog format can
  1718. have up to 21 lines of information.  The report format reflects
  1719. that and can also have up to 21 lines.  To increase the number of
  1720. lines that will be used to print each entry click on the "up
  1721. arrow".  To decrease the number of lines click on the "down"
  1722. arrow.  The number in the box next to the up/down arrows shows
  1723. the number of lines that will be used for each item.
  1724.  
  1725. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 31
  1726.  
  1727. Notice that as you click on the up/down arrows there is a line
  1728. that moves up and down on the screen.  In figure 14 this line is
  1729. just below the "PUBLISHER" field. This line is used to show the
  1730. active work area, which is the area above the line.  The lines of
  1731. information that are placed in the active work area are the ones
  1732. that will be printed when you print a report.
  1733.  
  1734. The box at the bottom center of the screen is used to position
  1735. information on the report format. Any of the lines in the catalog
  1736. format can be positioned anywhere within the active work area.
  1737.  
  1738. Start by clicking on the "Name" box to display a menu that lists
  1739. all of the names in the catalog format.  Then double click on the
  1740. name of the line you want to add to report format.  Next position
  1741. the cursor in the active work area at the top of the screen, at
  1742. the spot where you would like the selected line to be printed,
  1743. and click the left mouse button.
  1744.  
  1745. The active work area is a representation of part of a sheet of
  1746. paper and it shows where each line will be located when it is
  1747. printed.  However, the active work area is only an approximation
  1748. of how things will look when printed.  Because, in many cases,
  1749. Windows prints using proportional fonts, the spacing may vary
  1750. slightly.  You just need to be aware that, if you've set Windows
  1751. to use a proportional font--which is almost any font except
  1752. courier--that it takes more space to print the letters "W" and
  1753. "M" than it does for the letters "i" or "l".  Thus, if the
  1754. information being printed has a lot of M's or W's, that may
  1755. effect the end result you see on the paper.  This is not
  1756. something you need to worry about, but it is something you need
  1757. to be aware of.
  1758.  
  1759. When you put a line on the report format the name of that line
  1760. will appear at the spot where you have set it to be printed--
  1761. although in some cases only part of the name will appear.  The
  1762. software approximates the amount of space that will be used to
  1763. print the average information that might be in your catalog, and
  1764. displays the name of the line using that amount of space. 
  1765. However, if this is a short name or a short line (which, as a
  1766. result, uses little space), only part of the line name will
  1767. appear.
  1768.  
  1769. The number of characters to be printed can be reduced to a number
  1770. that is less than the number of characters in that line in the
  1771. catalog format.  For example, let's suppose that your catalog
  1772.  
  1773. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 32
  1774.  
  1775. format has a SUBJECT line that has 40 characters.  However,
  1776. when you print a report you want to save paper by printing the
  1777. information from several catalog lines on a single line in the
  1778. printed report.  If you feel that the first 20 characters of the
  1779. subject line is enough for you to know what the item is, you can
  1780. decrease the length of the SUBJECT line so that only the
  1781. first 20 characters are printed.  This has no effect on the
  1782. catalog format, where the SUBJECT line stays at 40 characters. It
  1783. only effects the number of characters that will be used to print
  1784. the information on the description line.
  1785.  
  1786. The "Width" control (see figure 15) is used to adjust the number
  1787. of characters that will be used in the printed report.  Clicking
  1788. on the down arrow decreases the number of characters that will be
  1789. printed. Clicking on the up arrow increases the number of
  1790. characters.  However, the number of characters can not be
  1791. increased above the length of the line in the catalog format.
  1792.  
  1793. You can have information from more than one line printed on a
  1794. single line in a report.  However, you must have at least one
  1795. blank space between each item.  The software will not allow you
  1796. to place lines on the report format so that they run together or
  1797. overlap each other.
  1798.  
  1799. Once a line is placed on the report format it can be moved around
  1800. in several ways.  For example, you can use the mouse to click on
  1801. the line you want to relocate.  (That will turn the background
  1802. for that line black).  Then put the cursor at the new position
  1803. for the line and click the left mouse button.  There is also a
  1804. set of four arrow buttons located just above the "Remove" button. 
  1805. Clicking on any of these will move the selected line by one space
  1806. in the direction of the arrow.  You can not, however, use these
  1807. buttons to move a line into an invalid location--for example, a
  1808. location that is already occupied by another line.
  1809.  
  1810. The "Remove" button is used to remove a line from the report
  1811. format.  First click on the line you want to remove so that it is
  1812. highlighted in black, then click on the "Remove" button.
  1813.  
  1814. You can create report formats that are up to 256 characters wide. 
  1815. However, most printers can not print that many characters across
  1816. the width of a page.  You need to be aware of how many characters
  1817. your printer can fit on a single line.  And keep in mind that
  1818. this number will vary depending on which font you are using and
  1819. whether you are printing in landscape or portrait mode (on a
  1820. laser printer).  A general rule of thumb is that when using a 12
  1821. point courier font, you can get 80 characters per line.
  1822.  
  1823. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 33
  1824.  
  1825. A column and row display in the center box shows the position of
  1826. the currently selected line.  This can be used to help you
  1827. determine whether all of the lines on your report format will fit
  1828. within the available width of the paper.
  1829.  
  1830. If, when setting up a report format, you want to place lines in
  1831. columns that are off the right edge of the screen, use the
  1832. "Scroll Page" arrows to shift the screen to the left.  Using the
  1833. "Scroll Page" arrows you have access to the full 256 columns that
  1834. can be printed.
  1835.  
  1836. The final option on the "Edit Report Format" screen is the "Show
  1837. Titles" option.  You have the option of either having the line
  1838. title printed as a part of the report format, or just having the
  1839. information printed with no title.  For example, if this option
  1840. is active, then a line titled "SUBJECT" would first print the
  1841. word "SUBJECT", then a colon, and then the information on the
  1842. subject line.
  1843.  
  1844. When line titles are printed an additional 16 characters is added
  1845. to the space used to print each line.
  1846.  
  1847. Once you have the report format set up the way you want it to be,
  1848. click on the "OK" button to save the format and return to the
  1849. "Report Maintenance" screen.
  1850.  
  1851.  
  1852. Copying Report Formats
  1853.  
  1854. Should you be setting up a new report format that is very similar
  1855. to an existing format, you can copy that existing format and use
  1856. it as the starting point for the new format.  To copy a report
  1857. format first click (once) on the name of the format you want to
  1858. copy. This will move the blue highlight bar to that name.  Then
  1859. click on the "Copy" button.  The dialog box shown in figure 17
  1860. will appear.  Type in the name you want to use for the new
  1861. format; and then push ENTER or click on the "OK" button.
  1862.  
  1863.  
  1864. Rename A Report Format
  1865.  
  1866. If you'd like to change the name of a report format, first click
  1867. (once) on the name of the format to be renamed.  This will move
  1868. the blue highlight bar to that name.  Then click on the "Rename"
  1869. button and enter the new name for this format. Push ENTER, or
  1870. click on OK, and the format will be renamed.
  1871.  
  1872. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 34
  1873.  
  1874.  
  1875. Deleting Report Formats
  1876.  
  1877. To get rid of a report format, and erase it from the disk, click
  1878. (once) on the name of the report format to be erased so that the
  1879. blue highlight bar moves to that format.  Then click on the
  1880. "Delete" button.  The software will ask you if you are sure you
  1881. want to erase this format. Click on "OK" and the format will be
  1882. erased.
  1883.  
  1884. Now let's return to the View Menu and continue covering the menu
  1885. options on that menu.  We've already talked about listing a group
  1886. of entries based on their entry numbers, so let's go on to the
  1887. next option on the View Menu, List Alphabetically.
  1888.  
  1889.  
  1890.  
  1891. VIEW MENU - List Alphabetically
  1892.  
  1893. The "List Alphabetically" option provides a way to list either
  1894. your entire catalog, or a selected portion of it, in alphabetical
  1895. order.  To produce an alphabetical listing the line that will be
  1896. alphabetized must have a key symbol on it indicating that it is
  1897. indexed.
  1898.  
  1899. When you click on the "List Alphabetically" option on the View
  1900. Menu the "List Alphabetically" window will be displayed.  The
  1901. first step is to select the field that will be alphabetized. 
  1902. Click on the "Key Field" box to see a menu listing all of the
  1903. index fields. Then click on the field you want listed
  1904. alphabetically.
  1905.  
  1906. If you need to change the settings on the "Report Setup" window,
  1907. click on the "Report Setup" button.  You would do this, for
  1908. example, if you had been listing information on the Quick View
  1909. screen and you now wanted to reset the software to produce a
  1910. printed report.
  1911.  
  1912. If you want an alphabetical listing of your complete catalog,
  1913. click on "OK" and the software will start the listing.  If you
  1914. want to limit the entries that will be listed to a specified
  1915. range, you can set both a starting point and an ending point.
  1916.  
  1917. To set a starting point click on the "Set Start" button.  This
  1918. will display the "Setup Alpha Starting Point" screen.  You can
  1919. enter starting point criteria for any of the lines in your
  1920. catalog.  However, the information you enter to designate the
  1921. starting point must match an existing entry.  If it does not you
  1922. will get a "No matches found" message when you start the listing.
  1923.  
  1924. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 35
  1925.  
  1926.  
  1927. I recommend keeping things as simple as possible when setting a
  1928. starting point.  Keep in mind that the more information you
  1929. enter, the more chances there are for a typo.  You should
  1930. generally only enter information on the line being listed
  1931. alphabetically.  However, if you need to you can enter
  1932. information in other fields and the software will automatically
  1933. cross reference to find the matching entry that will be the
  1934. starting point of the listing.
  1935.  
  1936. The ending point is set in the same way using the "Set End"
  1937. button.
  1938.  
  1939. You can set either a starting point or an ending point without
  1940. setting the other.  For example, setting a starting point, but no
  1941. ending point, will start the listing with the designated entry
  1942. and list the catalog from that point to the end.
  1943.  
  1944.  
  1945. VIEW MENU - Searches
  1946.  
  1947. The searches are used to find things in your catalog.  To start a
  1948. search click on the "Search" option on the View Menu.  This will
  1949. display the "Search" window.
  1950.  
  1951. There are two type of searches: alphabetical and sequential.  The
  1952. alphabetical search uses the indexes to quickly find and jump to
  1953. the matching entries.  An alphabetical search works just like
  1954. using an index in a book to find something.  You can look in the
  1955. index, find what you want, and go directly to the age containing
  1956. the information you want.
  1957.  
  1958. A sequential search, on the other hand, works like reading a
  1959. book.  One way to find the information you need in a book is to
  1960. start reading the book from the beginning and keep reading until
  1961. you come to the information you want.  Reading a book, from the
  1962. beginning, takes a lot more time than just looking in the index
  1963. and going directly to the page you need.  But it does have
  1964. advantages (otherwise, why would we bother reading books?).  For
  1965. example, an index does not contain a listing of all of the
  1966. information in the book. The index just lists the "key" topics. 
  1967. There's a lot more in the book than just what is listed in the
  1968. index.  By reading the book you can find information that may not
  1969. be listed in the index.
  1970.  
  1971. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 36
  1972.  
  1973.  
  1974. Computers work in exactly the same as I've described for books. 
  1975. The alphabetical searches use the indexes to quickly find the
  1976. desired information.  The sequential searches start at the
  1977. beginning of the catalog, and read through the entire catalog
  1978. looking for and identifying entries that have the information you
  1979. want.  While sequential searches are slower, they can do things
  1980. that alphabetical searches can not, such as find information
  1981. within a line.  Alphabetical searches can only find exact matches
  1982. of information, starting on the left end of the field.
  1983.  
  1984. Let's start by seeing dow to do a sequential search.
  1985.  
  1986.  
  1987. Sequential Searches
  1988.  
  1989. The Search Window has a box in the upper left corner that is used
  1990. to select either an alphabetical or a sequential search.  Click
  1991. on the circle next to the word "Sequentially" to set the software
  1992. to use a sequential search.
  1993.  
  1994. Next you need to tell the computer what you want it to find. 
  1995. Click on the "Search Setup" button.  This will display the "Setup
  1996. Search Criteria" window (see figure 20).  All you do is type in
  1997. the information you want to find, in the same field where it is
  1998. located in your catalog.  You can enter information on multiple
  1999. fields and the software will automatically cross reference the
  2000. information you've entered and find just those entries that match
  2001. all parts of the search criteria.  You can enter information you
  2002. want to find in one field, or in all of the fields.  However, I
  2003. suggest keeping the search criteria as simple as possible.  The
  2004. more complex you make it, the more fields on which you enter
  2005. something to search for, the more likely it is that there will be
  2006. a typo.
  2007.  
  2008. You do not need to enter complete words or phrases as the search
  2009. criteria.  For example, if you are searching for the name "Paul
  2010. Stephanopolis", but can't remember how to spell it, just search
  2011. for "Paul Ste".
  2012.  
  2013. You can also search for letters, words, or phrases that are
  2014. contained within the information in a field.  For example,
  2015. searching for "Red" will find "Redbird", "Robert Redford", and
  2016. "Red Roses For A Blue Lady."
  2017.  
  2018. Once you have entered the criteria that identifies what you want
  2019. to find, click on the "OK" button.  This will return you to the
  2020. search window.
  2021.  
  2022. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 37
  2023.  
  2024.  
  2025. If you have not already selected a report type, click on the
  2026. "Report Setup" button.  You can now set the report to be printed,
  2027. saved in an ASCII file on the disk, listed on the Quick View
  2028. screen, etc.  I generally find the Quick View screen to be the
  2029. most convenient way to look at the results of a search or
  2030. listing.  It lists 19 entries at a time on the screen, and it's
  2031. easy to scroll through the list.  I'll be discussing the Quick
  2032. View screen shortly.
  2033.  
  2034. The settings on the Report Setup screen are retained from one
  2035. search to the next.  Once you have set them, you do not need to
  2036. set them again unless you need to make a change.  The settings
  2037. will go back to their defaults anytime you use a different
  2038. catalog or when you exit from the software.
  2039.  
  2040. There is one additional setting to look at before starting the
  2041. search.  The software can be set to do searches in either a case
  2042. sensitive mode or case insensitive mode.  When doing case
  2043. sensitive searches the capitalization of the search criteria must
  2044. exactly match that of the information in the catalog.  When set
  2045. to case insensitive, the capitalization does not matter.
  2046.  
  2047. The case sensitive/insensitive setting is set by clicking on the
  2048. box next to the words "Case Sensitive".  When there is an "x" in
  2049. the box the searches will be case sensitive.
  2050.  
  2051. It might seem that you would want all searches to always be case
  2052. insensitive. That way you wouldn't need to worry about whether a
  2053. word is capitalized or not.  However, there are some very
  2054. important uses for case sensitive searches.  For example, using
  2055. the example of searching for "Red"; if you wanted to find all
  2056. people whose names start with "Red" then you should run a case
  2057. sensitive search.  That way the search would just find "Redford"
  2058. and "Redmond", and would ignore "Fredrickson" and "Predwell".
  2059.  
  2060. To start the search click on the "OK" button.
  2061.  
  2062.  
  2063. Alphabetical Searches
  2064.  
  2065. To run a search in which the matching entries are listed in
  2066. alphabetical order, start by selecting "Search" on the View Menu. 
  2067. The "Search" window will appear.  Click on the circular button
  2068. next to "Alphabetically".
  2069.  
  2070. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 38
  2071.  
  2072.  
  2073. As with the sequential searches, if you have not already done so,
  2074. you should click on the "Report Setup" button to set these
  2075. options.
  2076.  
  2077. Next click on the "Search Setup" and enter the search criteria. 
  2078. This is done in the same way as for the sequential search.
  2079.  
  2080. The main difference between the alphabetical searches and the
  2081. sequential searches is that the buttons in the "Alpha Setup" box
  2082. can now be used (see figure 21).
  2083.  
  2084. Start by clicking on the "Key Field" box.  This will display a
  2085. menu of showing the fields that are indexed.  Click on the name
  2086. of the field that you want to use to set the alphabetical order.
  2087.  
  2088. If you want the search to include your complete catalog, click on
  2089. "OK" and the software will start the listing.  If you want to
  2090. limit the entries that will be searched to a specified range, you
  2091. can set both a starting point and an ending point.
  2092.  
  2093. To set a starting point click on the "Set Start" button.  This
  2094. will display the "Setup Alpha Starting Point" screen.  You can
  2095. enter starting point criteria for any of the lines in your
  2096. catalog.  However, the information you enter to designate the
  2097. starting point must match an existing entry.  If it does not you
  2098. will get a "No matches found" message when you start the search.
  2099.  
  2100. I recommend keeping things as simple as possible when setting a
  2101. starting point.  Keep in mind that the more information you
  2102. enter, the more chances there are for a typo.  You should
  2103. generally only enter information on one or two fields.  However,
  2104. if you need to you can enter information in, other fields and the
  2105. software will automatically cross reference to find the matching
  2106. entry that will be the starting point of the search.
  2107.  
  2108. The ending point is set in the same way using the "Set End"
  2109. button.
  2110.  
  2111. You can set either a starting point, or an ending point, without
  2112. setting the other.  For example, setting a starting point, but no
  2113. ending point, will start the search with the designated entry and
  2114. list the catalog from that point to the end.
  2115.  
  2116. To start the search click on the "OK" button.
  2117.  
  2118.  
  2119. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 39
  2120.  
  2121.  
  2122. Global Search
  2123.  
  2124. The sequential and alphabetical searches I've described so far
  2125. only search the fields in which search criteria is entered.  If
  2126. you entered a name to search for in the AUTHOR field, the search
  2127. will only find those entries that have that name in that specific
  2128. field.  But what if you want to find something that might be
  2129. included in any of the fields.  For example, you might want to
  2130. search for "Issac Asimov" and find all the books and magazine
  2131. articles he has wriiten, edited or which have been written about
  2132. him.  You could do this with three separate searches, by
  2133. searching the author, editor, and subject fields one at a time. 
  2134. Or you can use a global search.
  2135.  
  2136. A global search will find entries that contain information that
  2137. matches the search criteria, without regard to which field
  2138. contains that information.
  2139.  
  2140. To start a global search click on "Global Search" on the View
  2141. Menu.  This will display the Global Search window (see figure
  2142. 22).  There is only one setting on this window, the toggle for
  2143. the "Case Sensitive" setting.  Like the other types of searches,
  2144. you can set global searches to be either case sensitive or case
  2145. insensitive.
  2146.  
  2147. Start thee global search by typing the information you want to
  2148. find. This can be a single character, an abbreviation, a word, or
  2149. a phrase.  Remember, if the search is set to be case sensitive,
  2150. the capitalization of what you type here as the search criteria
  2151. must exactly match the way it is entered in your catalog.
  2152.  
  2153. Once the search criteria is entered, click on the "OK" button to
  2154. start the search.
  2155.  
  2156.  
  2157. Finding Deleted Entries
  2158.  
  2159. <<This feature is not available in this shareware version.  IT is
  2160. provided in the registered version.>>
  2161.  
  2162. When an entry is deleted from the catalog using the "Delete
  2163. Entry" option on the Edit Menu, it is not physically removed from
  2164. the catalog.  What happens is that the entry is marked as being
  2165. deleted and all searches and listings will treat that entry as if
  2166. it does not exist.  However, there may come a time when you want
  2167. to recover a deleted entry--possibly it was deleted by mistake. 
  2168. But since the searches and listing no longer recognize it as a
  2169. valid entry, there is no way to find it--especially if you have a
  2170. large catalog.  This is where the "Find Deleted" option is handy.
  2171.  
  2172. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 40
  2173.  
  2174.  
  2175. Clicking on the "Find Deleted" option on the View Menu will list
  2176. all of the deleted entries in the catalog.  Before doing this be
  2177. sure the software is set for the report mode you want to use. 
  2178. For example, if you want to look at the deleted entries using the
  2179. Quick View screen, use the "Setup" option on the Reports Menu to
  2180. set the software to use the Quick View screen.
  2181.  
  2182.  
  2183. Getting Total Values
  2184.  
  2185. The final option on the View Menu is called "Totals".  This
  2186. option provides a quick way to see the total value of your
  2187. collection.  Just click on "Totals" and the software will display
  2188. the total amount entered in all fields that are marked to be
  2189. totaled.  For example, if you have a VALUE field, this feature
  2190. will go through your catalog and add up the amount entered in
  2191. that field for each entry, and then display the total.
  2192.  
  2193.  
  2194. Quick View
  2195.  
  2196. I've mentioned the Quick View screen several times.  The Quick
  2197. View screen provides a way to see 19 entries on a single screen
  2198. (see figure 23).  The information for each entry is listed
  2199. horizontally on the screen.  A slider along the bottom of the
  2200. Quick View screen allows you to move the display left and right,
  2201. and thus see all of the fields.
  2202.  
  2203. The slider on the right edge of the Quick View screen let's you
  2204. move the display up and down to see additional entries.
  2205.  
  2206. Entries can be edited right on the Quick View screen.  To make a
  2207. change use the mouse cursor to click on the field you want to
  2208. change.  That field will then be placed into an edit box (the
  2209. outline around the field becomes bold).  You can then edit the
  2210. contents of that field and the changes will automatically be
  2211. saved.
  2212.  
  2213. The top of the Quick View screen will always display the column
  2214. headings that identify the fields.  These headings are shown on a
  2215. grey background.  The entry number is shown on a grey background
  2216. on the left edge of the screen.
  2217.  
  2218.  
  2219. UTILITIES MENU
  2220.  
  2221. The Utilities Menu has six options (see figure 24).  These are:
  2222.  
  2223. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 41
  2224.  
  2225.  
  2226. Reindex: creates all new indexes for all fields marked with a
  2227. "key" symbol.
  2228.  
  2229. Sort: puts the catalog into alpha-numerical order based on the
  2230. information in several fields.
  2231.  
  2232. Copy Entries: copies entries from one catalog to another.
  2233.  
  2234. Eliminate Deleted: permanently removes deleted entries from the
  2235. catalog and recovers the space used by the deleted entries.
  2236.  
  2237. Set Security Code: is used to set up a security code that limits
  2238. access to your catalogs.
  2239.  
  2240. Setup Macro:  A macro provides a way to use a single ALT-key
  2241. combination to enter a full line of information. This option on
  2242. the Utilities Menu is used enter the information the macro ALT-
  2243. keys display.
  2244.  
  2245. Now let's take a look at each of these in more detail.
  2246.  
  2247.  
  2248. Re-indexing A Catalog
  2249.  
  2250. As we've already discussed, the indexes are used to put the
  2251. catalog into alphabetical order.  The reindex feature is used
  2252. anytime you need to have the software take all of the information
  2253. in your catalog and put it into an index.  Normally entries in a
  2254. catalog are entered into the indexes as you type them.  You do
  2255. not need to reindex just because you've added some information to
  2256. a catalog.  However, if you already have some entries in a
  2257. catalog, and you then turn on the indexing for a field, the
  2258. existing entries will not be in the index for that field.  This
  2259. is when you need to run the "Reindex" feature to put all the
  2260. existing entries into the new index.
  2261.  
  2262. Another circumstance that results in having to reindex a catalog
  2263. is when files get damaged.  While the catalog is a very difficult
  2264. file to damage, the indexes are very fragile.  They maintain
  2265. information that is both large and complex, and which can be
  2266. damaged by things such as fragmented or cross-linked files. 
  2267. Should it seem that the software is having trouble with listing
  2268.  
  2269. _________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 42
  2270.  
  2271.  
  2272. entries in the correct alphabetical order, running the Reindex
  2273. feature will usually clear up the problem.
  2274.  
  2275. Re-indexing is simple and straight-forward.  Click on the
  2276. "Reindex" option on the Utilities Menu and the re-indexing is
  2277. automatically taken care of by the software.
  2278.  
  2279.  
  2280. Multiple-Level Sorting
  2281.  
  2282. Sorting, like indexing, also puts the entries in your catalog
  2283. into alphabetical order.  However, unlike indexing, which handles
  2284. each field individually, sorting can base the alphabetical order
  2285. on several fields.  With books, for example, you might use the
  2286. sort feature to put your catalog into alphabetical order by
  2287. subject, and then for each subject have all of the titles listed
  2288. alphabetically.  
  2289.  
  2290. To sort your catalog click on the "Sort" option on the Utilities
  2291. Menu.  This will display the "Sort Setup" window (see figure 25). 
  2292. This window is used to set the order in which you want your
  2293. catalog sorted.  The main part of this window will initially be
  2294. blank.  On the left side of the lower portion of the window is a
  2295. drop-down list-box that lists the fields in the catalog.  Use
  2296. this list-box to select the first field to be alphabetized. Then
  2297. click on the "add" button to add it to the list of fields to be
  2298. sorted. Then select the next field to be alphabetized.
  2299.  
  2300. Although the software can handle more, I recommend that you not
  2301. sort more than four fields.  Anything more than that just uses up
  2302.  
  2303. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 43
  2304.  
  2305.  
  2306. a lot time in getting the sorting done, and any fields after the
  2307. fourth have little effect on the final sorted order.
  2308.  
  2309. If you need to change the order in which you have selected
  2310. fields, the "Remove" button will remove the field listed lowest
  2311. on the diagram.  Or you can click on the "Clear All" button to
  2312. clear all of the fields and start over again.  The "Clear All"
  2313. button also clears any previous sort order the catalog might be
  2314. in, instantly returning the catalog to its original unsorted
  2315. order.
  2316.  
  2317. Once you've selected the fields to be used for sorting, click on
  2318. the "OK" button to start the sorting.  The software will run
  2319. through the fields, in reverse order, indexing and then sorting
  2320. the catalog into the proper order.
  2321.  
  2322. When you want to list the catalog in the sorted order, start an
  2323. alphabetical listing based on the first field selected for the
  2324. sorted order.  That field will need to have a "key" symbol to
  2325. show that it is indexed.  None of the other fields need to be
  2326. indexed.
  2327.  
  2328.  
  2329. Copying Entries From One Catalog To Another
  2330.  
  2331. <<This feature is not available in this shareware version.  It is
  2332. available in the registered version.  A utility for copying
  2333. entries is available on the ORGANIZE! Everything... BBS by
  2334. calling 1-503-692-0382.>>
  2335.  
  2336. The "Copy Entries" feature on the Utilities Menu was designed so
  2337. that you can enter information using one computer (or have
  2338. several people working on several computers simultaneously--
  2339. keeping in mind that you must have a site license for you
  2340. software, if you are doing this) and then copy those entries into
  2341. a main catalog file on another computer.  For example, I like to
  2342. work on cataloging my collection while watching television. I use
  2343. a laptop computer to type new entries.  When I'm done I copy that
  2344. catalog files (the files that end with DAT and SET) to a floppy
  2345. disk in my laptop.  Then I copy the catalog files from the floppy
  2346. disk to the hard disk in my desktop computer.  To add the new
  2347. entries to my existing catalog I use the "Copy Entries" feature
  2348. on the Utilities Menu to copy the entries from the new catalog to
  2349. my existing catalog..
  2350.  
  2351. There are two things to keep in mind when doing this.  Always
  2352. start with a blank catalog when typing the new entries on the
  2353. second computer.  Otherwise each time you copy the entries to the
  2354. main catalog you will be creating addition copies of entries that
  2355. are already in the main catalog.  You don't want to copy the same
  2356. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 44
  2357.  
  2358.  
  2359. entries to the main catalog twice.  And remember that in order to
  2360. use software on two computers, you need to have purchased two
  2361. copies of the software or you need a site license.  HomeCraft
  2362. gives you, with the purchase of this software, a personal site
  2363. license that allows you to install the software on one additional
  2364. computer for personal use only. This allows you to legally use
  2365. this single copy of the software on another computer as long as
  2366. the software can not be used simultaneously by two people.  (See
  2367. the license in the front of this manual for specific details).
  2368.  
  2369. Here's how the "Copy Entries" feature works:
  2370.  
  2371. Click on "Copy Entries" on the Utilities Menu.  This will open a
  2372. window titled "Enter Source/Destination."  This window is used to
  2373. select the catalog you want to copy from (source) and the one to
  2374. which the entries will be copied (destination).  Drop-down list
  2375. boxes are used for selecting each catalog.  Once you have
  2376. selected each catalog click on the "OK" button.
  2377.  
  2378. You'll now see the "Configure Copy" window (see figure 27).  You
  2379. can use this window to rearrange the order of the fields.
  2380.  
  2381. To rearrange then click on the circle next to the line where you
  2382. want to put a different field.  Then click on the drop-down list
  2383. box at the bottom of the screen.  This will display a list of the
  2384. field names. Click on the name of the field you want positioned
  2385. where the "dot" is located.  The field currently on the line with
  2386. the "dot" will be swapped with the field selected in the drop-
  2387. down list box.
  2388.  
  2389. Click on "OK" to start copying.
  2390.  
  2391. To copy a catalog the software goes through the complete catalog
  2392. and copies each entry individually.  This allows the contents of
  2393. one catalog to be added to another catalog.  However, copying
  2394. large catalogs may take awhile.
  2395.  
  2396.  
  2397.  
  2398. Eliminate Deleted
  2399.  
  2400. When the "Delete Entry" option on the Edit Menu is used to delete
  2401. an entry from the catalog, the entry is not completely removed
  2402. from the catalog. It has only been marked as deleted and the
  2403. searches and listings no longer recognize it as a valid entry. 
  2404. However, that entry still exists and it can be recovered using
  2405. the "Undelete Entry" feature.
  2406.  
  2407. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 45
  2408.  
  2409.  
  2410. When you are sure that you want to get rid of the deleted entries
  2411. in your catalog, the "Eliminate Deleted" feature is used to
  2412. completely remove them from the catalog and recover the space
  2413. they were using.
  2414.  
  2415. Start by clicking on the "Eliminate Deleted" option on the
  2416. Utilities Menu.  You will be asked whether you are sure you want
  2417. to do this. Click on the "OK" button if you want to proceed. The
  2418. software will then go through the entire catalog and permanently
  2419. remove all the deleted entries.
  2420.  
  2421.  
  2422. Set Security Code
  2423.  
  2424. The ORGANIZE! software provides a three-level security system. 
  2425. However, few people actually need to use the security features. 
  2426. I mention this because some people feel that if a feature is in
  2427. the software, then it must be something they should be using. 
  2428. This is not the case with the security feature.
  2429.  
  2430. The purpose of the security feature is so the software can be
  2431. used in places where a large number of people have access to a
  2432. catalog, but you want to prevent them from changing the
  2433. information in the catalog.  They can look things up, but not
  2434. modify them.  Only the people who have the security code, that
  2435. allows full access, have the ability to make new entries and
  2436. modify existing entries.  This type of situation typically exists
  2437. in a library, at a club meeting, or in a business. Any place
  2438. where you might want to allow people to have access to a catalog,
  2439. but you don't want them to be able to change anything.
  2440.  
  2441. The three security levels are:
  2442.  
  2443. Level 1 - provides access only to people who know the three digit
  2444. access code.
  2445.  
  2446. Level 2 - provides full access to anyone who knows the correct
  2447. security code and read-only access to everyone else.  With
  2448. read-only access you can look up and read any of the entries, but
  2449. you can not modify entries.  With read-only access, some
  2450. selections on the drop-down menus (ones that would have allowed
  2451. changes to be made) no longer appear on the menu. 
  2452.  
  2453. An example of where level 2 security might be used is in a
  2454. library.  In that case only the librarian has the security code 
  2455.  
  2456. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 46
  2457.  
  2458.  
  2459. that allows changes to be made.  Patrons of the library have
  2460. read-only access for looking up books and magazines.
  2461.  
  2462. Level 3 - allows full access to anyone, eliminating the need to
  2463. enter a security code.
  2464.  
  2465. To set a security code, select the "Set Security Code" option on
  2466. the Utilities menu.  You will then be prompted to enter a three-
  2467. digit security code.  If you enter a number between 001 and 250
  2468. the software will run at level one security.  You will need to
  2469. enter the correct security code number before getting access to
  2470. the software.
  2471.  
  2472. Entering a number from 251 to 500 provides level 2 security.  If
  2473. you enter the correct code you have full access.  Entering any
  2474. other number provides read-only access.  Users can look at the
  2475. information in the catalogs, but they can not change anything.
  2476.  
  2477. Setting the security code to any number greater than 500 allows
  2478. full, level 3, access to everyone.
  2479.  
  2480. If you've set a security code that is 500 or lower, when the
  2481. software first boots, a dialog box will appear and request that
  2482. you enter the security code.  The correct security code must be
  2483. entered.
  2484.  
  2485. The security code is stored in the HOMECRAF.SET file.  If this
  2486. file should be erased, you will not be able to use the software. 
  2487. You will need to either replace the HOMECRAF.SET file using a
  2488. backup copy or from your original disk, or use the RESET.EXE
  2489. utility to create a new copy of this file.
  2490.  
  2491. Another problem you might run into is forgetting your security
  2492. code.  Should this happen you can still get into the software. 
  2493. On the original floppy disk we have provided a program called
  2494. RESET.EXE.  This utility serves as a "skeleton" key that will
  2495. reset the security code to allow full access.  To use RESET, copy
  2496. it to the same disk and directory that has the ORGANIZE!
  2497. software.  Get the DOS prompt on the screen for the directory
  2498. containing ORGANIZE!, type RESET and push ENTER.  The security
  2499. code will automatically be reset.  This utility also resets all
  2500. the other settings to their original defaults.
  2501.  
  2502. If you are using the security feature, be sure to put any disks
  2503. containing RESET.EXE away in a safe place.
  2504.  
  2505.  
  2506. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 47
  2507.  
  2508.  
  2509. Setup Macros
  2510.  
  2511. The last option on the Utility Menu is "Setup Macro".  A macro is
  2512. a way to enter a complete line of information using a single ALT-
  2513. key combination.  Macros are very useful, and time saving, when
  2514. you need to frequently type in the same information for a large
  2515. number of entries.  For example, if you are cataloging books on
  2516. geography, you can set up ALT-key combinations that quickly enter
  2517. the name of a country.  The ALT-A combination can be set to enter
  2518. the word "AUSTRALIA"; ALT-B can be set to enter BRAZIL; and ALT-C
  2519. can be set to enter "CANADA".  With macros setup for each country
  2520. in your collection you'll never need to type out the complete
  2521. name of a country again.
  2522.  
  2523. You can set up as many 30 different macros.  Start by clicking on
  2524. "Setup Macro" on the Utility Menu.  This will display the "Edit
  2525. Macro" window (see figure 28).
  2526.  
  2527. A drop-down list-box shows all of the ALT-key combinations that
  2528. are available to be set up as macros.  Both letters and numbers
  2529. can be combined with the ALT-key and be setup as a macro. 
  2530. However, not every letter can be used.  Some of the ALT-letter
  2531. combinations are used to pull down menus on the Main Screen.  For
  2532. example, ALT-E displays the Edit Menu and ALT-F displays the File
  2533. Menu.
  2534.  
  2535. To set up a macro use the drop-down list-box to select the ALT-
  2536. key combination you want to use for the macro.  Then type in the
  2537. text you want to assign to that ALT-key combination.  Set up (or
  2538. edit) all of the macros then click on the "Save" button.
  2539.  
  2540. To leave the "Edit Macro" window click on the "OK" button.
  2541.  
  2542. To use a macro put the cursor in the field where you want to type
  2543. in the information contained in the macro and push the ALT-key
  2544. combination.  For example, if you set up ALT-A as "AUSTRALIA", to
  2545. enter "AUSTRALIA" in a field on the Main Screen, put the cursor
  2546. in the COUNTRY field (on the Main Screen), hold down the ALT key
  2547. and push the letter "A".
  2548.  
  2549. You can use a macro to put information anywhere in a field, it
  2550. does not have to be placed at the left side of the field.  You
  2551. can even insert the information in a macro into the middle of a
  2552. word.
  2553.  
  2554.  
  2555.  __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 48
  2556.  
  2557.  
  2558.  
  2559.  
  2560.  
  2561.  
  2562.  
  2563.  
  2564.  
  2565.  
  2566. SECTION THREE
  2567. STEP-BY-STEP
  2568.  
  2569. The following is a step-by-step giude to using the key features
  2570. in the ORGANIZE! Your Collection For Windows software.
  2571.  
  2572.  
  2573. Using Different Catalogs
  2574.  
  2575. To switch the software to use a different catalog, start by
  2576. pulling down the Files Menu by clicking on "Files" in the upper
  2577. left corner of the screen.  Next click on "Catalog Maintenance".
  2578.  
  2579. The "Catalog Maintenance" window is used to select the catalog
  2580. you want to use.  Catalogs can be on any drive and in any
  2581. directory.  The boxes on the left side of the "Catalog
  2582. Maintenance" window are used to select the catalog you want to
  2583. use.
  2584.  
  2585. If you see the name of the catalog you want displayed in the
  2586. "Catalogs" box in the lower left part of the window, use the
  2587. mouse cursor to double-click on that name.  Then click on the
  2588. "OK" button to return to the Main Screen.
  2589.  
  2590. The list of catalog names is shown in alphabetical order.  If you
  2591. do not see the catalog you want to use, it may be on a part of
  2592. the list that is not shown.  If the list is too long to fit in
  2593. the box, there will be a slider control on the right side of the
  2594. box.  Use the mouse to move the slider up or down (or click on
  2595. the up/down arrows at the top and bottom of the slider) until you
  2596. see the catalog you want.  Then double click on that catalog to
  2597. select it, and click on the "OK" button to return to the Main
  2598. Screen.
  2599.  
  2600. If the catalog you want to use is in another directory, or on a
  2601. different disk drive, you'll need to use the box in the upper
  2602. left corner of the window to first select the drive and path 
  2603.  
  2604. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 49
  2605.  
  2606.  
  2607. where the catalog is located.  Start by clicking on the drop-down
  2608. list box at the top of the screen to display a list of disk
  2609. drives.  Click on the disk drive that has the catalog you want to
  2610. use.
  2611.  
  2612. Now use the box below the disk drive drop-down list-box, to
  2613. select the directory containing the catalog you want.  If the
  2614. directory is not shown, click on the top item, which should be
  2615. just the drive letter, a colon, and a back slash.  This will
  2616. select the root directory and you should then see a listing of
  2617. all the directories on that drive.  Once you have selected the
  2618. correct directory, you can select the catalog as described above.
  2619.  
  2620.  
  2621. Printing A Report - Alphabetical Listing
  2622.  
  2623. The ORGANIZE! software can print an alphabetical listing based on
  2624. the information in any of the fields in your catalog.  To do
  2625. this, follow these steps:
  2626.  
  2627. 1) Pull down the View Menu and click on the "List Alphabetically"
  2628. option.
  2629.  
  2630. 2) In the "List Alphabetically" window click on the "Key Field"
  2631. drop-down list-box. This will display a list of the fields that
  2632. are alphabetized.  Click on the field you want listed
  2633. alphabetically.
  2634.  
  2635. 3) Click on the "Report Setup" button.  Then click on the
  2636. circular button next to "Printer" in the Report Destination box. 
  2637. The black dot should move to the button next to the word
  2638. "Printer".
  2639.  
  2640. 4) Check the "Report Format" box in the lower left section of
  2641. this window to be sure the dashed line, column headings, and lock
  2642. top line are all set the way you want them to be.
  2643.  
  2644. 5) Click on "OK" to leave the "Report Setup" window.  Then click
  2645. on "OK" in the "List Alphabetically" window.
  2646.  
  2647. NOTE: You also need to have already setup a report format.
  2648. Setting up a report format means that you have told the computer
  2649. how you want the information arranged on the page when it is
  2650. printed.  The "Report Maintenance" option on the Reports Menu is
  2651. used to design, select, and setup report formats.
  2652.  
  2653. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 50
  2654.  
  2655.  
  2656.  
  2657. 6) The next window allows you to enter a title for your report. 
  2658. This title will be printed at the top of the first page of the
  2659. report.  The title can be used for things such as to identify
  2660. what the report is showing; the date of the report; the reason
  2661. for the report, etc.  If you do not want to put a title on the
  2662. report, click on the "Cancel" button.
  2663.  
  2664. The software will now start to print the report using the print
  2665. options and fonts selected in Window's Print Manager.  Depending
  2666. on your computer, it may take a few minutes for your printer to
  2667. start, as sometimes Windows is a little slow in getting documents
  2668. printed.
  2669.  
  2670.  
  2671. Printing A Report - Searching
  2672.  
  2673. When you want to find something specific, and print a list of all
  2674. the entries that have what you are looking for, it is called a
  2675. search.  This is how to search for something in your catalog and
  2676. print the results of the search:
  2677.  
  2678. 1) Click on "View" to display the View Menu.  Then click on
  2679. "Search".
  2680.  
  2681. 2) In the "Search" window click on "Sequentially".
  2682.  
  2683. 3) Click on the "Report Setup" button.  And then set the report
  2684. destination to be the printer by clicking on "Printer" (see
  2685. figure 30).  Check to be sure the paper options and the items in
  2686. the report format box are set the way you want them.  Then click
  2687. on "OK".  This returns you to the "search" window.
  2688.  
  2689. 4) Check to be sure the "Case Sensitive" setting is the way you
  2690. want it to be.
  2691.  
  2692. 5) Click on the "Search Setup" button.
  2693.  
  2694. 6) Type the information you want to find in the fields were it
  2695. you expect to find it.  For example, if you are looking for all
  2696. of the books by a specific author, type that person's name in the
  2697. author field.  You can enter information on multiple fields.  For
  2698. example, with books you might enter a name on the author line,
  2699. and a word or phrase--such as "American History" on the subject
  2700. line.  The software will automatically cross-reference what
  2701.  
  2702. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 51
  2703.  
  2704. you've entered as the search criteria and list all books, by the
  2705. author you've specified, that are about American history.
  2706.  
  2707. Now click on the "OK" button on the "Setup Search Criteria"
  2708. window. This will return you to the "Search" window.
  2709.  
  2710. 7) Click on "OK".  
  2711.  
  2712. 8) The next prompt gives you an opportunity to put a title on the
  2713. first page of your report.  If you do not want to have a title,
  2714. click on the "Cancel" button.  Otherwise you can type a title
  2715. that is up to one line in length, and that will be printed at the
  2716. top of the first page.
  2717.  
  2718.  
  2719. Another Way To Search
  2720.  
  2721. You can run searches that are printed in alphabetical order based
  2722. on a field other than one of the fields included as a part of the
  2723. search criteria.  Do everything the same as described in the
  2724. previous section.  Before step 7 add the following steps:
  2725.  
  2726. 6a. Click on "Alphabetically" to switch the software to do an
  2727. alphabetical search.
  2728.  
  2729. 6b. In the "Alpha-Setup" box click on the "Key Field" drop-down
  2730. list-box.  Select the field you want to use for setting the
  2731. alphabetical order by clicking on its name.  This does not need
  2732. to be a field that is included as a part of the search.
  2733.  
  2734. 6c. Click on "OK" to start the search.
  2735.  
  2736. Here's an example:
  2737.  
  2738. Let's say that you want to find all the books by a
  2739. certain author, and you want them listed alphabetically by book
  2740. title.  Enter the name of the author, in the AUTHOR field, in the
  2741. "Setup Search Criteria" window.
  2742.  
  2743. Then, in the "Alpha-Setup" box set the key field to "TITLE". 
  2744. Be sure the software is set to do an alphabetical search and then
  2745. click on "OK" to start the search.
  2746.  
  2747.  
  2748. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 52
  2749.  
  2750.  
  2751. Entering Similar Entries
  2752.  
  2753. If you are entering information about a lot of similar items, you
  2754. can save a lot of keystrokes by using the "Copy Last" feature.
  2755.  
  2756. 1) Type in the first item in the series.  This might be the first
  2757. song on an album; the first issue of a magazine or comic book;
  2758. the first in a series of video tapes; etc.
  2759.  
  2760. 2) Push F5 (or click on the "Save" button at the top of the
  2761. screen) to save this first entry.  A blank screen, ready for the
  2762. next entry will be displayed.
  2763.  
  2764. 3) Push F3 (or click on the "Copy Last" button at the top of the
  2765. screen).  This will copy the information you just entered to the
  2766. new entry.
  2767.  
  2768. 4) Change the information that is different from the previous
  2769. entry and push F5 (or click on "Save") to save this entry.
  2770.  
  2771. 5) Repeat steps 3 and 4 until you have finished the series of
  2772. items.
  2773.  
  2774.  
  2775. Using The Lock Top Line Feature
  2776.  
  2777. The Lock Top Line feature is used to put headings on sections of
  2778. a printed report.  To use the Lock Top Line feature you need to
  2779. set up a report format that has just two lines.  The top line of
  2780. the report format should contain the information you want to
  2781. "lock" in place as a heading.  The second line should have all of
  2782. the other information you want to print.
  2783.  
  2784. Let's look at an example using a video tape collection.  Let's
  2785. say you wanted to list all of your movies in alphabetical order
  2786. by the major star.  Start by setting up a report format that has
  2787. just the star's name on the top line. On the second line of the
  2788. report format put the name of the movie, the year, and the time
  2789. (or whatever other information you are interested in printing).
  2790.  
  2791. Use the "List Alphabetically" feature to start an alphabetical
  2792. listing by STAR.  Be sure that the "Lock Top Line" feature, on
  2793. the "Report Setup" window, is turned on. (There should be an "x"
  2794. in the box next to "Lock Top Line".
  2795.  
  2796. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 53
  2797.  
  2798.  
  2799. The resulting printed report will look like:
  2800.  
  2801. DELANY, SAMUEL R.
  2802.      Fall Of The Towers, the    SF0023
  2803.      Towers Of Toron, the       SF0024
  2804.  
  2805. HEINLEIN, ROBERT A.
  2806.      Moon Is A Harsh Mistress   SF1055
  2807.      Past Through Tomorrow, the SF1056
  2808.      Stranger In A Strange Land SF1057
  2809.  
  2810. SIMAK, CLIFFORD D. 
  2811.      Cosmic Engineers           SF0004
  2812.  
  2813.  
  2814. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 54
  2815.  
  2816.  
  2817.  
  2818.  
  2819.  
  2820.  
  2821.  
  2822.  
  2823.  
  2824. APPENDIX A
  2825. Problem Solving
  2826.  
  2827. This appendix talks about things you can do should you run into a
  2828. problem with using OYC.
  2829.  
  2830.  
  2831. Back Up Your Catalog
  2832.  
  2833. I can't say it enough times--back up your catalog on a regular
  2834. basis.  The rule ofthumb you should follow is that your catalog
  2835. should be backed up any time you've typed more new enytries (or
  2836. editor more existing entries) than you'd want to type again.  For
  2837. some people this is 40-50 entries. For others it might be 100-150
  2838. entries.  Always keep in mind that things happen in computers
  2839. that can result in your catalog file being damaged or lost--in
  2840. particular if you are using software that doubles the space on
  2841. your hard disk.  The best way to be protected to to have multiple
  2842. backup copies of your catalog.
  2843.  
  2844. OYC includes a backup utility that can be used to backup small
  2845. catalogs.  The size of the catalog you can backup with the OYC
  2846. utility depends on how much information you've entered in your
  2847. catalog, and the number of fields in the catalog.
  2848.  
  2849. If OYC can no longer fit a backup onto a single floppy disk, you
  2850. will need to use a more powerful backup utility.  DOS Six
  2851. includes a fair backup utility, but you should really get a
  2852. program such as PC Tools, Fastback, or Hard-Back.
  2853.  
  2854.  
  2855.  
  2856. Out Of Memory Errors
  2857.  
  2858. Should Windows repeatedly display a "Not Enough Memory" message,
  2859. you will need to make some changes in how you use your computer. 
  2860. Keep in mind that each program you are running requires memory
  2861.  
  2862. __________________ORGANIZE! Your Collection In Windows - 55
  2863.  
  2864. space.  If you have several programs running, try closing some of
  2865. them.  If you are using a word processor or sreadsheet, close
  2866. some of the documents or spreadsheets.
  2867.  
  2868. Using programs whose icons are in different program groups will
  2869. also use up extra memory.  Put all of the programs you most
  2870. frequently use in the samen program group.
  2871.  
  2872.  
  2873. General Protection Fault
  2874.  
  2875. A General Protection Fault happens when the software trys to use
  2876. memory that has not been allocated to the software.  Essentially
  2877. what this means is that the computer no longer has enough
  2878. resources left to do what you are telling it to do.  Try closing
  2879. all of the applications that are running and rebooting your
  2880. computer.  Restarting Windows is the best way to clear up this
  2881. problem.  If you do not restart Windows you will continue to get
  2882. General Protection Fault error messages.
  2883.  
  2884. You should also check for cross-linked files and/or fragmented
  2885. files.  These types of errors can corrupt a file with the result
  2886. that a General Protection Error is caused.
  2887.  
  2888. Another thing you can try is to start a program called
  2889. DRWATSON.EXE.  This program is in your Windows directory.  Once
  2890. DRWATSON.EXE is running, if you run into a General Protection
  2891. Error (or any other type of error) information about what
  2892. happened will be stored in a file called DRWATSON.LOG.  You can
  2893. then read this file to get a better understanding of what
  2894. happened.
  2895.  
  2896.  
  2897.